Eine Querschnittsprüfung von Organisation und Personalbedarf in 21 Verwaltungsbereichen von sieben repräsentativ ausgewählten Kreisverwaltungen ergab erhebliches organisatorisches Optimierungspotenzial.

Dies betraf vor allem

• hauptamtlich geführte Geschäftsbereiche,
• Leitungsebenen und Organisationseinheiten,
• die sachgerechte und rechtmäßige Zuordnung von Aufgaben zu Organisationseinheiten,
• die Digitalisierung von Geschäftsprozessen,
• die Gestaltung von Führungs- und Leitungsstrukturen sowie
• die Nutzung von Möglichkeiten der interkommunalen Zusammenarbeit.

Für die geprüften Verwaltungsbereiche wurden auf der Basis optimierter Geschäftsabläufe vorwiegend im Wege der analytischen Schätzung 230 Personalbedarfsrichtwerte – überwiegend in Gestalt von mittleren Bearbeitungszeiten – entwickelt. Deren Anwendung auf die geprüften Verwaltungen ergab rechnerisch insgesamt Personalüberhänge von 98 VZÄ sowie Mehrbedarfe von 30 VZÄ.

Die bedeutendsten Personalüberhänge waren in den Bereichen Kreiskasse (15 VZÄ) sowie Personalverwaltung, Bauwesen und Fahrzeugzulassung mit jeweils 12 VZÄ zu verzeichnen. Nennenswerte Unterbesetzungen wiesen die Ausländer- und Staatsangehörigkeitsbehörden (zusammen 16 VZÄ) auf.

Alle Kreisverwaltungen sollten die Prüfungsergebnisse des Rechnungshofs zum Anlass nehmen, ihre Organisation sowie ihren Personalbedarf in den geprüften Bereichen zu untersuchen und nötigenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Anders als private Arbeitgeber dürfen Gemeinden und Gemeindeverbände als “problematisch” empfundenes Personal wegen des kommunalrechtlichen Wirtschaftlichkeitsgebots grundsätzlich nicht zu Lasten ihrer Haushalte langfristig bezahlt freistellen.

Vielmehr ist Pflichtverletzungen sowie Leistungs- und Verhaltensmängeln öffentlicher Bediensteter frühzeitig durch Einsatz von Führungsinstrumenten bis hin zu arbeitsrechtlichen oder disziplinarischen Maßnahmen entgegenzuwirken. Bleiben diese dauerhaft erfolglos, sind Arbeitsverhältnisse ggf. durch Kündigung zu beenden. Bei Beamten ist nötigenfalls Disziplinarklage auf Entfernung aus dem Dienst zu erheben.

Dementgegen verbot ein Gemeindeverband ohne rechtliche Legitimation zwei beamteten Kräften unter Fortzahlung ihrer Besoldung (insgesamt mindestens 450.000 €) die Ausübung der Dienstgeschäfte bis zu ihrer Pensionierung. Die Zahlungen erstreckten sich über Zeiträume von bis zu fünf Jahren. 

Eine Gemeinde untersagte einer beschäftigten Kraft bis zu ihrer neun Jahre später anstehenden Verrentung, ihre Arbeitsleistung zu erbringen. Sie stellte zudem eine weitere beschäftigte Kraft bis zu deren fünf Jahre später erfolgten Renteneintritt einvernehmlich von der Arbeitspflicht frei. In beiden Fällen zahlte sie das volle Entgelt weiter. In einem Fall gewährte sie zusätzlich Leistungsentgelt, zahlte Zuschüsse zum Jobticket und galt während der Freistellung nicht genommenen Urlaub nach der Verrentung in beträchtlicher Höhe finanziell ab. Insgesamt wendete die Gemeinde etwa 980.000 € ohne Gegenleistung auf.

Derartige Vorgehensweisen sind gravierende Wirtschaftlichkeitsverstöße und begründen für Personalverantwortliche der Kommunen sowohl Haftungs- als auch Strafbarkeitsrisiken sowie die Gefahr arbeitsrechtlicher oder disziplinarischer Ahndung. 

Im Jahr 2024 zahlten die zuständigen Kommunen an fast 40.000 Empfänger Unterhaltsvorschuss von insgesamt 150 Mio. €. Dem standen Einnahmen von 28 Mio. € aus Rückgriff bei den Unterhaltspflichtigen gegenüber. An Ausgaben und Einnahmen waren die Kommunen zu jeweils 30 % beteiligt. Die Personalkosten (2023: 13 Mio. €) trugen sie vollständig.

Oft machten Beistände auf Veranlassung von Unterhaltsvorschussstellen auf das Land übergegangene Unterhaltsansprüche von Kindern geltend. Soweit die Unterhaltsschuldner leistungsunfähig waren, verursachte dies vermeidbaren Verwaltungsaufwand. Zudem fehlte es vielfach an wirksamen Rückübertragungsverträgen.

Die Organisation der Aufgabenerledigung erwies sich häufig als mangelhaft:

• Zumeist vollstreckten Unterhaltsvorschussstellen anstelle der Kasse. Dies verstieß gegen das Gebot der Funktionstrennung und beeinträchtigte zudem den Vollstreckungserfolg spürbar.
• Unterschiedliche Zuständigkeiten für Leistung und Rückgriff führten zu Informationsdefiziten und Mängeln in der Sachbearbeitung.
• Dezentrale Zuständigkeiten für die rechtlich oft hochkomplexen Auslandsrückgriffe verhinderten die für einen Erfolg erforderliche Spezialisierung.

Auch die Digitalisierung der Sachbearbeitung wies vielfach Defizite auf:

• Für die Sachverhaltsermittlung erforderliche elektronische Recherchemöglichkeiten in Datenbeständen anderer staatlicher Stellen oder in sozialen Medien waren nicht eingerichtet.
• Funktionalitäten vorhandener Fachverfahren, wie etwa Serienbrieffunktionen, digitale Aktenführung und automatisierte Buchungsmöglichkeiten, kamen nicht zum Einsatz.
• Schnittstellen zwischen Fachverfahren und Online-Antragssoftware fehlten, weshalb digital gestellte Anträge ausgedruckt und die in ihnen enthaltenen Daten nachfolgend manuell im Fachverfahren erfasst wurden. 

Bei optimierter Organisation und Digitalisierung kann eine Vollzeitkraft 180 bis 210 laufende Unterhaltsvorschussfälle bearbeiten. 

In Fällen angeblich unbekannter Vaterschaft gewährten Jugendämter Unterhaltsvorschuss als Ausfallleistung, obwohl Mütter ihren Mitwirkungspflichten bei der Feststellung der Vaterschaft nicht nachgekommen oder ohne dass sich aus deren Angaben ergebende Ermittlungsmöglichkeiten ausgeschöpft waren. Auch nach Vollendung des 15. Lebensjahrs Berechtigter gewährten sie weiter unverändert Unterhaltsvorschuss, ohne eine etwaige Minderung wegen Einkommenserzielung nach Beendigung des Schulbesuchs zu prüfen.

Einnahmemöglichkeiten durch Rückgriff bei Unterhaltspflichtigen wurden bei Weitem nicht ausgeschöpft. Zwar übertraf die landesweite durchschnittliche Rückgriffquote mit 18,7 % zuletzt den Bundesdurchschnitt, bewegte sich aber bei den Jugendämtern zwischen 9,3 % und 29,5 %. Bei allen geprüften Stellen gab es Fälle, in denen Forderungen gegen Unterhaltspflichtige wegen Mängeln in der Sachbearbeitung verjährten. Der Rückgriff auf im Ausland wohnhafte Unterhaltsschuldner wurde häufig gar nicht erst versucht und die hierbei mögliche Unterstützung durch spezialisierte Behörden und sonstige Stellen vielfach nicht in Anspruch genommen.