Jahresbericht 2023, Nr. 12 - Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz
- unzureichendes Instandhaltungsmanagement -
Wesentliches Ergebnis der Prüfung
Die im Juni 2019 von einem Beratungsunternehmen festgestellten Mängel in der Organisation und bei den Geschäftsprozessen des Instandhaltungsmanagements waren Anfang 2022 weitgehend noch nicht abgestellt.
Das Budget für die nicht investive Instandhaltung schrieb die Universitätsmedizin regelmäßig auf dem Ergebnis des Vorjahres ohne eine sachgerechte Bedarfsermittlung fort.
Die Aufwendungen für die nicht investive Instandhaltung lagen von 2009 bis 2020 insgesamt um 56,5 Mio. € unter dem rechnerischen Bedarf. Für die investive Instandhaltung lagen keine validen Daten vor.
Die Universitätsmedizin verfolgte bei der Instandhaltung ihres Gebäudebestands eine Ausfall- und Abwartestrategie. Regelmäßige Baubegehungen sowie eine systematische Erfassung des Instandhaltungsbedarfs fanden nicht oder nicht im erforderlichen Umfang statt.
Eine zentrale Dokumentation der maßgeblichen Kenndaten des Gebäudebestands fehlte. Damit fehlte eine wesentliche Grundlage für eine strategische Planung der Instandhaltungsmaßnahmen.
Die Universitätsmedizin verfügte bei Energiekosten von mehr als 9 Mio. € jährlich über kein hinreichendes Energiemanagement.
32.000 Instandhaltungsaufträge jährlich konnten mangels geeigneter Software nicht ausgewertet werden. Grundlegende Informationen, um die Instandhaltung sachgerecht zu steuern, Fehlentwicklungen zu erkennen und abzustellen, fehlten hierdurch.
Die Universitätsmedizin verfügte nicht über ausreichend qualifiziertes Personal, um die Aufgaben der Instandhaltung ordnungsgemäß wahrzunehmen. Wichtige Leitungspositionen wurden zum Teil bis zu fünf Jahre nicht nachbesetzt.
Forderungen des Rechnungshofs · Stellungnahmen der Landesregierung · Parlamentarische Behandlung
(Teilziffer 3 des Jahresberichtsbeitrags)
3.1 Zu den nachstehenden Forderungen wurden die gebotenen Folgerungen bereits gezogen oder eingeleitet:
Der Rechnungshof hatte gefordert,
a) die von einem Beratungsunternehmen 2019 aufgezeigten und noch bestehenden Defizite bei der Organisation und den Geschäftsprozessen abzustellen,
b) die Aufgabenverteilung und die Schnittstellen zwischen der Stabsstelle Bauplanung und dem Servicecenter Technik schriftlich zu regeln, die Zusammenarbeit zu optimieren und den Fachkräftebedarf zu überprüften,
c) die Instandhaltung im Wirtschaftsplan und im Jahresabschluss nach Gebäuden und Medizintechnik aufzugliedern,
d) eine zentrale Dokumentation der Stammdaten des Gebäudebestands aufzubauen,
e) das seit 2011 vom Servicecenter Technik geforderte Ticketing-System für die Haushandwerkerleistungen baldmöglichst einzuführen,
f) das Energiemanagement der Universitätsmedizin u. a. durch eine Strategie zur Energieverbrauchsoptimierung, zur Verbrauchserfassung und eine Intensivierung der Pflege des Energiemanagementsystems zu verbessern,
g) die Effektivität und Effizienz der Bearbeitung von Störmeldungen und Kleinaufträgen zu optimieren,
h) Softwareprogramme zu verwenden, mit denen die unterschiedlichen Informationen aus den einzelnen SAP-Modulen erfasst, zusammengeführt und den verantwortlichen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden können.
3.2 Folgende Forderungen sind nicht erledigt:
Der Rechnungshof hat gefordert,
a) auf Grundlage regelmäßiger Baubegehungen
- den jährlichen Instandhaltungsbedarf und die Kosten zu ermitteln,
- die Maßnahmen nach Dringlichkeit zu priorisieren,
- die Ansätze für die Instandhaltung im Wirtschaftsplan sachgerecht festzulegen,
- die Instandhaltungstätigkeit in regelmäßigen Zeitabständen zu evaluieren und
- mehrjährige Instandhaltungsprogramme und Investitionspläne aufzustellen.
b) eine Personalbedarfsermittlung auf der Grundlage noch festzulegender Prozesse, Zuständigkeiten und Schnittstellen des Servicecenters Technik für den Bereich Instandhaltung durchzuführen, um die Zahl und die Qualifikation der erforderlichen Mitarbeiter aufgabenbezogen zu bestimmen,
c) über die Ergebnisse der eingeleiteten Maßnahmen zu Nr. 3.1 Buchstaben a, d, f und h zu berichten.
Die Landesregierung hat für das Entlastungsverfahren zu dem Beitrag folgende Stellungnahme abgegeben (Drucksache 18/6307 S. 21):
"Zu Ziffer 3.2 a), b) und c):
Die im Jahresbericht enthaltenen Feststellungen und Forderungen zeigen die Bedeutung des Bereichs des Instandhaltungsmanagements und geben wichtige Hinweise zu dessen Weiterentwicklung. Der Universitätsmedizin sind Herausforderungen und Verbesserungsbedarfe in diesem Bereich bekannt, weshalb schon vor der Prüfung des Rechnungshofs entsprechende Untersuchungen eingeleitet wurden. Hinzu kommt, dass die nun beginnende Umsetzung der Bau-Masterplanung ein strategisches Instandhaltungsmanagement erfordert. Dies muss die Universitätsmedizin in die Lage versetzen, einzelne Funktionalitäten der Bestandsgebäude gezielt bis zur Ablösung durch neue Baukörper zu erhalten.
Für die nächste Sitzung des Aufsichtsrats der Universitätsmedizin im Juni hat das Gremium den Vorstand um eine umfassende Aufarbeitung der Prüfungsfeststellungen und einen Vorschlag zur Weiterentwicklung des Instandhaltungsmanagements gebeten."
Der Rechnungshof nimmt bei Bedarf zum Bericht der Landesregierung Stellung.
Zu Ziffer 3.2:
Aus Sicht des Rechnungshofs ist es unerlässlich, dass sich die Universitätsmedizin - anders als in der Vergangenheit - eingehend mit dem erwarteten Vorschlag zur Weiterentwicklung des Instandhaltungsmanagements befasst, diesen Vorschlag soweit erforderlich weiterentwickelt und sodann umgehend, systematisch und konsequent umsetzt.
Der Haushalts- und Finanzausschuss hat auf der Grundlage des Vorschlags der Rechnungsprüfungskommission dem Landtag folgenden Beschluss empfohlen (Drucksache 18/7526 S. 10):
"Die Landesregierung wird aufgefordert, darauf hinzuwirken, dass
a) ihre Vertreter im Aufsichtsrat die Universitätsmedizin auf Meilensteine mit zeitlichen Vorgaben verpflichten, bis zu denen die noch nicht behobenen Defizite abzustellen sind,
b) die Universitätsmedizin über das Erreichen oder Nichterreichen der terminierten Meilensteine berichtet."
Der Landtag hat diesen Beschluss im September 2023 gefasst.
Die Landesregierung hat dem Landtag wie folgt berichtet (Drucksache 18/8603 S. 12):
"Zu Buchstaben a) und b):
Der Aufsichtsrat hat den Vorstand der Universitätsmedizin dazu aufgefordert, einen mit zeitlichen Vorgaben versehenen Plan zur Aufarbeitung der noch nicht behobenen Defizite vorzulegen. Diese Vorlage wurde in der Aufsichtsratssitzung am 8. Dezember 2023 beraten. Der Vorstand wurde gebeten, die Vorlage dem Rechnungshof zur Verfügung zu stellen.
Die Landesregierung hat dem Landtag wie folgt berichtet (Drucksache 18/9553 S. 31):
"Zu Buchstaben a) und b):
Hinsichtlich des durch den Aufsichtsrat vom Vorstand der Universitätsmedizin erbetenen Plans zur Aufarbeitung der Defizite (Aufsichtsrats-Vorlage vom 8. Dezember 2023) kann zwischenzeitlich Folgendes berichtet werden:
Die Abgrenzung zwischen Bauplanung und Technik wurde schriftlich fixiert sowie Organisationshandbücher erstellt. Im Rahmen der laufenden Umorganisation der Verwaltung wurden zum 1. April 2024 die Stabstellen Bauplanung und Bau-Masterplanung zu einem neu geschaffenen Geschäftsbereich „Bau“ konsolidiert; der Geschäftsbereich „Technik und Medizintechnik“ bleibt zunächst eigenständig.
Im weiteren Jahresverlauf ist zudem eine Zusammenführung des Geschäftsbereichs „Bau“ mit dem Geschäftsbereich „Technik und Medizintechnik“ (bisher Servicecenter Technik und Medizintechnik (SC 5)) geplant, um fachliche Kompetenzen zu bündeln, Synergien und vorhandenes Wissen in die Gesamtüberlegungen einzubeziehen und Abstimmungswege zu verkürzen.
Die Vergabeverfahren werden zukünftig in Zusammenarbeit mit dem Geschäftsbereich „Einkauf“ durchgeführt. Für die Vergabe/Beauftragung von Instandhaltungsmaßnahmen wird innerhalb des Geschäftsbereichs „Bau“ eine eigene Abteilung eingerichtet, um eine enge Verknüpfung der fachlichen Kenntnisse und der Vergabekompetenz zu gewährleisten.
Ab dem Jahresabschluss 2023 wird die Instandhaltung getrennt nach Gebäuden und Medizintechnik angegeben (Anlage oder Lagebericht); die Abstimmung mit dem Wirtschaftsprüfer ist erfolgt.
Ab dem Wirtschaftsplan 2024 werden die Beträge für Gebäude- und sonstige Instandhaltung angegeben und der Ansatz für Instandhaltung beinhaltet eine Reserve für Unvorhergesehenes.
Baubegehungen und TÜV-Prüfungen (mit Mängelbearbeitungen) werden regelmäßig sowie ein Insourcing der Handwerksleistungen sukzessive erfolgen.
Die Objektdokumentation aus der Baumasterplanung wird mit dem digitalen Raumbuch zusammengeführt.
Ein Energiemanager wurde eingestellt und es erfolgt nunmehr ein monatliches Energiemonitoring, wobei die Auswertefunktionen zur Erfassung von Energieverbräuchen erweitert wurden und alle vier Jahre ein Energie-Audit erfolgt (zuletzt 2024).
Zwecks zielgerichteter Abarbeitung der Instandhaltungsaufträge im ersten Quartal 2024 wurde ein Ticketing-System mit dem Ziel eines SAP-integrierten Datenpools getestet. Schrittweise soll bis 2025 dann ein „Computer aided facility management“ durch Zusammenführung der Datenbestände für Reparaturaufträge und Raumbuch eingeführt werden."