Die Landesregierung hat für das Entlastungsverfahren zu dem Beitrag folgende Stellungnahme abgegeben (Drucksache 17/15003 S. 22):

"Zu Ziffer 3.2 i.V.m. Ziffer 3.1 a) und b):

Die im Projekt DIALOG I von einem externen Beratungsunternehmen erstellten Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen waren für eine projektbegleitende Überwachung der Kosten (Soll-Ist-Vergleich) nicht geeignet. Sie wurden außerdem in ihrer Struktur als nicht hinreichend transparent und als nicht vollständig bewertet. Dieses Defizit ist erkannt worden, und die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung für DIALOG II wurde neu aufgesetzt. Ihr liegt das „Konzept zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen in der Bundesverwaltung, insbesondere beim Einsatz der IT“, WiBe 5.0, zugrunde. Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung berücksichtigt nun alle Kosten, die unmittelbar der Einführung der E-Akte zuzuordnen sind. Es werden nun außerdem alle haushaltswirksamen Leistungen im Bereich der Projektumsetzung in Arbeitspaketen beschrieben, budgetiert und von der Gesamtprojektleitung freigegeben. Die hierdurch entstehenden Kosten sind in die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung eingeflossen. Die Leistungserbringung wird dann mittels eines Erfassungswerkzeugs auf diese Arbeitspakete gebucht und ein Soll-Ist-Abgleich ermöglicht.

Darüber hinaus wurden zwischenzeitlich entsprechend der weiteren Anregung des Rechnungshofes die Voraussetzungen für die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen in Bezug auf die einzelnen Behördenprojekte geschaffen. Hierzu wurde unter Zugrundelegung der Struktur und der Inhalte der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung für das Gesamtprojekt DIALOG II eine standardisierte Wirtschaftlichkeitsuntersuchung als Formularvorlage für Behördenprojekte erstellt. Vor Beginn der Einführung der E-Akte im Behördenprojekt werden hier innerhalb der Readiness-Phase Behördendaten erhoben und in eine Microsoft-Excel-Datei eingepflegt, in der bereits weitere Daten, die sich aus der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung des Gesamtprojekts ableiten lassen und die für alle Behördenprojekte gleichsam gelten, hinterlegt sind. Anhand dieser Daten werden dann die behördenspezifischen Entwicklungskosten, d. h. die Einführungskosten, sowie die Betriebskosten errechnet. Ergänzt wird die behördenspezifische Wirtschaftlichkeitsuntersuchung noch um die Nutzwertbetrachtung, die aus der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung des Gesamtprojekts übernommen wird.

Zu Ziffer 3.2 i.V.m. Ziffer 3.1 c):

Zwischenzeitlich wurde ein auf DIALOG II ausgerichtetes Schulungskonzept erstellt. Dabei wurde berücksichtigt, dass bei den Schulungen mehr als 20.000 Nutzerinnen und Nutzer zu schulen sind. Da in DIALOG II der Anregung des Rechnungshofes folgend der Großteil der Nutzerinnen und Nutzer nicht mehr in Präsenzschulungen, sondern mittels E-Learning-Angeboten im Umgang mit der Software geschult wird, wurde ein entsprechendes E-Learning-Konzept erstellt. Die Arbeiten zur Umsetzung der Konzepte wurden bereits aufgenommen. Die technische Infrastruktur für die E-Learning-Schulungsplattform wurde bereits aufgebaut und mit der Erstellung der E-Learning-Lernstrecken begonnen. Die Fertigstellung der vollständigen Inhalte ist für Anfang Juni 2021 geplant.

Zu Ziffer 3.2 i.V.m. Ziffer 3.1 d) und e):

Im Rahmen der Einführung der E-Akte wurden in den an DIALOG I teilnehmenden Dienststellen überwiegend Aufgaben in den Bereichen der Schriftgutverwaltung in zentralen „Servicestellen Schriftgutverwaltung“ zusammengeführt und hierdurch 23 Vollzeitkräfte abgebaut. Der Rechnungshof hat ein darüber hinaus gehendes Einsparpotential von weiteren 37 Vollzeitkräften ermittelt. Über die bereits erfolgten Einsparungen hinausgehend wurden weitere Einsparungen in Höhe von 23 Vollzeitkräften angekündigt. Nach erneuter Bewertung wird derzeit kein weiteres Einsparpotential erkannt. Wie in den Prüfungsmitteilungen des Rechnungshofes bereits ausgeführt, bestehen zum einen noch erhöhte Personalbedarfe für Restarbeiten bei der Umstellung auf die elektronische Aktenführung. So werden noch über einen längeren Zeitraum Papierakten neben den elektronischen Akten in den Registraturen als Altakten vorgehalten, die dann zu gegebener Zeit von den Registraturkräften ausgesondert werden müssen. Darüber hinaus werden, wie ebenfalls vom Rechnungshof festgestellt, in den betroffenen Arbeitsbereichen zum Teil in ihrer Leistungsfähigkeit langfristig eingeschränkte Beschäftigte eingesetzt, sodass ein gewisser personeller Mehrbedarf konstatiert werden kann. Aus diesen Gründen können weitere kurzfristige Einsparpotentiale in diesem Bereich derzeit nicht erkannt werden. Unabhängig von den unmittelbar durch die Einführung der E-Akte zu erzielenden Einsparungen beabsichtigt die Landesregierung, weitere behörden- und aufgabenspezifische Optimierungspotentiale im Rahmen von Geschäftsprozessanalysen zu ermitteln, zu untersuchen und zu realisieren.

Zu Ziffer 3.2 i.V.m. Ziffer 3.1 f):

Die festgestellten Mängel bei der Umsetzung des rechtssicheren ersetzenden Scannens wurden mittlerweile überwiegend behoben. So wurden zwischenzeitlich in verschiedenen Behörden die noch fehlenden Verfahrensdokumentationen inklusive der enthaltenen Schutzbedarfsfestlegungen erstellt und die geforderten Vorkehrungen zum Schutz vor Manipulationen getroffen. Dort, wo zum Zeitpunkt der Erhebungen noch fehlend, wurden die vorgeschriebenen stichprobenartigen Qualitätskontrollen eingerichtet und die Mitarbeitenden auf die Pflicht zur Dokumentation von Mängeln an Papieroriginalen hingewiesen. Die Mitarbeitenden wurden des Weiteren dort, wo nach Feststellungen Anlass bestand, darauf hingewiesen, dass aktenrelevantes Schriftgut nur über die Scanstellen rechtssicher gescannt werden kann, nicht aber mittels freizugänglicher Multifunktionsgeräte. Das Scan-Personal wurde zur Beachtung der Integrität des Scanverfahrens verpflichtet.

Nach Durchführung einer stichprobenartigen Aktenanalyse wurde festgestellt, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung nicht immer beachtet wurden. Ergänzend zu den bereits im Rahmen der Einführung der E-Akte ergriffenen umfangreichen Maßnahmen im Bereich der Schriftgutverwaltung wurde nunmehr in den einzelnen Behörden noch spezifischer vorgegangen, um Abhilfe zu schaffen. So wurden beispielsweise die festgestellten Defizite mit den betroffenen Organisationseinheiten besprochen und diese anschließend beseitigt. Darüber hinaus wurden die Feststellungen des Rechnungshofes zur weiteren Beachtung behördenintern kommuniziert.

Zu Ziffer 3.2 i.V.m. Ziffer 3.1 g):

In Bezug auf verschiedene empfohlene Maßnahmen wurden zwischenzeitlich bereits weitere Konkretisierungen und Vorarbeiten erbracht. Im Haushalt des Jahres 2021 wurden beispielsweise die für die Projektumsetzung im Jahre 2021 benötigten Finanzmittel etatisiert und so der Empfehlung der ausreichenden Ressourcenausstattung in Bezug auf die Haushaltsmittel für das Haushaltsjahr 2021 entsprochen. Weiter wurde hinsichtlich der Empfehlung, die in den lokalen Projektteams Mitarbeitenden temporär mit einem Teil ihrer Arbeitszeit für das Projekt freizustellen, ein Werkzeug erstellt, das es den Behördenprojekten ermöglicht, unter Beachtung behördenspezifischer Rahmenbedingungen zu ermitteln, in welchem Umfang Personal für die Projektumsetzung benötigt wird und insofernauch Freistellungen zu planen sind. In Bezug auf die der Einführung vorgelagerte sogenannte Readiness-Phase, in der innerhalb des Behördenprojekts die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Einführung der E-Akte geschaffen werden, wird nun entsprechend der Empfehlung des Rechnungshofes eine maßvolle Begleitung der Behörden und ein Monitoring durch das Servicecenter DIALOG RLP stattfinden. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass die Behördenprojekte sich an die zeitlichen Vorgaben halten und erst mit der Einführung der E-Akte starten, wenn die Readiness-Phase erfolgreich durchlaufen wurde und die Einführungsvoraussetzungen damit tatsächlich vorliegen.

Zwischenzeitlich wurde darüber hinaus unter Einbindung der Behördenprojekte eine Gesamtprojektplanung für den Rollout erstellt. In Informationsveranstaltungen wurde den Behördenvertreterinnen und Behördenvertretern das phasengebundene verbindliche Projektvorgehen erläutert und über die verbindlich zu beachtenden Rahmenbedingungen sowie die Verantwortlichkeiten informiert. Um den Behördenvertreterinnen und Behördenvertretern und auch allen sonstigen interessierten Mitarbeitenden der Landesverwaltung alle notwendigen Informationen über die E-Akte und das Projekt DIALOG II zentral bereitzustellen, wurde als Akzeptanz- und Veränderungsmaßnahme ein Intranet-Auftritt eingerichtet Dieser enthält die zum gegenwärtigen Zeitpunkt sinnvollen Informationen. Mit laufendem Projektfortschritt werden die Inhalte weiterentwickelt.

Für das Servicecenter DIALOG RLP wurde begonnen, ein angemessenes Betriebskonzept zu erstellen. Um den Personalbedarf nachvollziehbar zu bemessen, wurde der zukünftige Personalbedarf zunächst im Wege einer Vergleichsbetrachtung fiktiv reduziert. Eine Ministerratsvorlage zur Legitimation der Befugnisse der Gesamtprojektleitung und des Projektvorgehens befindet sich in der Ressortabstimmung."

Der Rechnungshof nimmt bei Bedarf zum Bericht der Landesregierung Stellung.

Zu Ziffer 3.1 d:

Zur Stellungnahme der Landesregierung zur Forderung, das für die Registraturen, den Botendienst sowie die Post- und Scanstellen aufgezeigte Einsparpotenzial von 37 besetzten Stellen sowie die mit der Einführung der E-Akte verbundenen weiteren Optimierungspotenziale möglichst vollständig zu nutzen, merkt der Rechnungshof an:

Nahezu alle Ministerien haben die vollständige oder weitgehende Realisierung der aufgezeigten Einsparmöglichkeiten bei den Aufgaben der Registratur, des Botendienstes sowie der Post- und Scanstelle zugesagt. Lediglich zwei Ministerien waren nicht oder nur zu geringen Einsparungen bereit. Sachliche Gründe hierfür sind für den Rechnungshof nicht erkennbar.

Der Haushalts- und Finanzausschuss hat auf der Grundlage des Vor­schlags der Rechnungsprüfungskommission dem Landtag folgenden Beschluss empfohlen (Drucksache 18/1075 S. 9).

"Es wird zustimmend zur Kenntnis genommen, dass

a) die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung für das Projekt DIALOG II neu erstellt wurde und diese nunmehr alle relevanten Kosten berücksichtigt sowie zur projektbegleitenden Überwachung der Kosten geeignet ist,

b) bei der Umsetzung des Projekts alle haushaltswirksamen Leistungen in Arbeitspaketen beschrieben, budgetiert und von der Gesamtprojektleitung freigegeben werden und die Leistungserbringung auf die Arbeitspakete gebucht sowie durch einen Soll-Ist-Abgleich überwacht wird,

c) den Projektrisiken bei der Einführung der E-Akte in den 196 nachgeordneten Behörden der unmittelbaren Landesverwaltung durch verbindliche Vorgaben zur zeitlichen, inhaltlichen und finanziellen Ausgestaltung des Projekts sowie zur Projektorganisation Rechnung getragen wird,

d) ein für die Schulung von mehr als 20 000 Nutzern im Rahmen des Projekts DIALOG II angemessenes und wirtschaftliches Schulungskonzept erstellt wurde,

e) die festgestellten Mängel beim rechtssicheren ersetzenden Scannen und bei der ordnungsgemäßen Aktenführung weitgehend behoben wurden bzw. zeitnah behoben werden.

Die Landesregierung wird aufgefordert,

a) darauf hinzuwirken, dass alle Ministerien die in den Registraturen, den Post- und Scanstellen sowie beim Botendienst realisierbaren Einsparungen möglichst vollständig umsetzen, und über den weiteren Stellenabbau sowie

b) über die Ergebnisse der Untersuchungen zu weiteren behörden- und aufgabenspezifischen Optimierungspotenzialen in der Staatskanzlei und den Ministerien

zu berichten."

Der Landtag hat diesen Beschluss im September 2021 gefasst.

Die Landesregierung hat dem Landtag wie folgt berichtet (Drucksache 18/2128 S. 11):

"Zu Buchstabe a):

Es wurde festgestellt, dass 37 besetzte Stellen in den Registraturen, den Post- und Scanstellen sowie beim Botendienst einzusparen sind. Nach einer ersten Bewertung konnte seitens der Landesregierung ein Einsparvolumen von 23,06 Stellen erkannt werden. Nach einer weiteren Prüfung kann nun festgestellt werden, dass weitere 7,54 Stellen durch altersbedingtes Ausscheiden abgebaut werden können, so dass sich nun ein Einsparvolumen von insgesamt 30,60 Stellen ergibt. Zuzüglich der bereits realisierten Einsparungen von 23 Stellen werden bis ins Jahr 2031 Einsparungen von insgesamt 53,60 Stellen in den Servicestellen Schriftgutverwaltung realisiert. Über den weiteren Abbau von 32,00 Stellen wird unter Bewertung der sich durch die weitere Nutzung der E-Akte tatsächlich ergebenden Prozessoptimierungspotentiale behördenspezifisch befunden werden.

Zu Buchstabe b):

Die Landesregierung hat sich im Nachgang zur Einführung der E-Akte im Rahmen ihrer produktiven Nutzung zunächst darauf fokussiert, Erfahrungen mit dem neu eingeführten Werkzeug „E-Akte“ zu sammeln und im Zuge dessen diverse Prozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Es wurde begonnen, in den einzelnen Behörden Prozesse, die sich für eine Standardisierung anbieten, zu ermitteln und diese in der E-Akte optimiert abzubilden, um sie dann als Standardprozesse für die Mitarbeitenden in der E-Akte zu hinterlegen. So wurden beispielsweise Prozesse zur Bearbeitung von Parlaments- und Kabinettangelegenheiten, zur Bearbeitung von Vorlagen für die Hausspitzen, zur Bearbeitung von Vorlagen für die Zentralabteilungsleitungskonferenz, zur Buchung von Hardwareausstattung und ähnliches mehr in der E-Akte hinterlegt, die nun von den beteiligten Mitarbeitenden zu verwenden sind. Ein Prozess zur sachlichen und rechnerischen Richtigzeichnung von Rechnungen wurde unter Einführung gesonderter Verfügungen und der Einbindung der Entgegennahme von elektronischen Rechnungen im E-Akte-System zentral entwickelt, beschrieben und eingeführt. Zur Veröffentlichung von Informationen auf der Transparenzplattform wurde eine Schnittstelle zwischen der E-Akte-Anwendung und der Transparenzplattform geschaffen und der Prozess der Schwärzung und Freigabe in der E-Akte definiert, so dass nun die Bearbeitenden medienbruchfrei Informationen aus der E-Akte heraus auf der Transparenzplattform veröffentlichen können. Auch wurden Einsenderinnen und Einsender von Posteingangsschreiben auf die Möglichkeit der elektronischen Einreichung hingewiesen, um das zu scannende Posteingangsvolumen zu reduzieren.

Außerdem wurde die Erstellung von Schreiben durch die Hinterlegung von Vorlagen in der E-Akte optimiert.

Der Prozess der Digitalisierung und Optimierung von Prozessen in der Landesregierung wird fortgeführt."

Der Haushalts- und Finanzausschuss hat auf der Grundlage des Vor­schlags der Rechnungsprüfungskommission dem Landtag empfohlen, die Angelegenheit im Rahmen des Entlastungsverfahrens für erledigt zu erklären (Drucksache 18/4302 S. 22).

Der Landtag hat diesen Beschluss im November 2022 gefasst.