Der Rechnungshof hat 2016 ein Gutachten zu Organisation und Personalbedarf der Verbandsgemeinden einschließlich der erforderlichen Werkzeuge zur Personalbedarfsermittlung online unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Das Gutachten ist auch auf kreisangehörige verbandsfreie Gemeinden anwendbar.

Unter Nutzung dieser Hilfsmittel haben seitdem Kommunen und Gemeindeprüfungsämter Personalbedarfsermittlungen mit eigenen Kräften durchgeführt. Gleichwohl ließen Verbandsgemeinden und verbandsfreie Gemeinden ihren Personalbedarf auch durch private Dritte zu regelmäßig fünfstelligen Kosten ermitteln. Diese legten ihrer Tätigkeit das Gutachten des Rechnungshofs zugrunde. Ein wesentlicher Teil der Vorarbeiten verblieb auch in diesen Fällen bei den Kommunen.

Die Vergabe von Personalbedarfsermittlungen begegnet vor diesem Hintergrund Wirtschaftlichkeitsbedenken. Sie ist grundsätzlich nur dann gerechtfertigt, wenn eine Kommune wegen Überlastung oder fehlender Qualifikation ihres zuständigen Personals ausnahmsweise zur eigenständigen Ermittlung nicht in der Lage ist. Auch in diesem Fall ist vorrangig zu prüfen, ob die Personalbedarfsermittlung dem Gemeindeprüfungsamt im Rahmen der nächsten Turnusprüfung überlassen werden kann.

Die externen Gutachten wiesen teilweise erhebliche Qualitätsmängel auf, die zu überhöhten Bedarfsannahmen führten. Eine Mängelgewährleistung wurde dadurch erschwert, dass externe Gutachter die Aufträge in den von ihnen vorgelegten und von den Kommunen unterzeichneten Vertragsentwürfen unzutreffend als Dienst- statt als Werkverträge deklarierten.