Die Landesregierung hat für das Entlastungsverfahren zu dem Beitrag folgende Stellungnahme abgegeben (Drucksache 18/6307 S. 4):

"Zu Ziffer 3.2 a):
Grundlage für die mögliche Umorganisation der Niederlassungen des Landesbetriebs Liegenschafts- und Baubetreuung (Landesbetrieb LBB) in eine Linienorganisation (interdisziplinäres „Baugruppenmodell“) sind u. a. die unterschiedlichen Prozesse der Auftraggeber (Bund/Bundeswehr, Bund/US, Land/Landesbetrieb LBB), die geregelten Berufsbilder der Architektinnen und Architekten, Ingenieurinnen und Ingenieure, Technikerinnen und Techniker, Zeichnerinnen und Zeichner etc., die nach fachlicher Erfahrung und Spezialisierung differenzierte Personalausstattung sowie die Organisationsformen in vergleichbaren technischen Unternehmen und Betrieben. Aufgrund der zwischenzeitlich differenzierten Stellenbewirtschaftung des operativ tätigen Personals für Bund und Land, der unterschiedlichen Prozesse und der jeweiligen besonderen Prioritätensetzungen ist der kundenbezogene Personaleinsatz weit vorangeschritten, was auch die Stundenerfassung zeigt. Lediglich in den Mangelbereichen wie der Elektrotechnik, der technischen Gebäudeausrüstung oder des Bauingenieurwesens sind die Beschäftigten in Teilen noch kundenübergreifend tätig. Unterstützungsbereiche wie die Competence-Center, Vergabestellen etc. sollen weiterhin auftraggeberübergreifend tätig bleiben.

Die Fortsetzung dieser prioritären Entwicklung mit der jeweils für diese Bereiche optimierten Organisationsform in den Niederlassungen einschließlich des möglichen „Baugruppenmodells“, die damit verbundenen Vor- und Nachteile, der Umstellungsaufwand sowie die möglichen Auswirkungen auf den laufenden Betrieb (Personalabgänge, Neubewertung von Stellen, Umsetzungen, Ausschreibungen) werden mit Unterstützung einer externen Beratung erarbeitet. Die zeitnahe Ausschreibung ist in Vorbereitung.

Die umfassende Umstellung von der bisherigen, bereits stark modifizierten Matrixorganisation auf eine interdisziplinäre Baugruppenorganisation (Linienorganisation) ergibt rein rechnerisch keine entbehrlichen 91 Vollzeitäquivalente (VZÄ). Die Untersuchung des Landesbetriebs LBB hat u. a. ergeben, dass in der vom Rechnungshof vorgeschlagenen Organisationsform nur geringe Einsparungen in der Führungsspanne zu erkennen sind. Neue Führungskräfte sollen Gruppenleitungen mit durchschnittlich 10,5 VZÄ sein, denen zukünftig jeweils ein Projektsteuerer, allerdings mit den Aufgaben einer bisherigen hauptamtlichen Projektleitung zugeordnet sein soll. Insofern sind auch nicht 42,5 VZÄ auf der Führungsebene abkömmlich. Des Weiteren schlägt der Rechnungshof eine Zuordnung von durchschnittlich 55 Projekten zu einer Projektleitung vor, damit stünden nicht annähernd ausreichende 27 Stunden durchschnittlich je Projekt für die definierten Projektleitungsaufgaben zur Verfügung. Bereits bei den ersten Konzepten zur Bildung von möglichen Baugruppen ist für den Landesbereich festzustellen, dass in den Niederlassungen häufig kein ausreichendes Personal in den Fachingenieurdisziplinen zur Verfügung steht. Auch der zukünftige Einsatz der leitenden Fachingenieurinnen und Fachingenieure, die durchgängige Wahrnehmung der Aufgaben nach § 83 Landesbauordnung durch zukünftige Baugruppenleitungen und deren nicht vorhandenes fachliches Weisungsrecht für andere Ingenieurdisziplinen führt absehbar zu stark divergierenden Baugruppen und Sonderlösungen in den Niederlassungen.

Grundsätzlich vertritt jedoch auch der Landesbetrieb LBB die Auffassung, dass bei optimaler Personalausstattung für alle zugeordneten Projekte und unterstützt durch die unverzichtbare Kosten- und Leistungsrechnung im Multiprojektgeschäft pauschale Effizienzsteigerungen von bis zu 10 % in Betrieben oder Verwaltungen mit projektbezogenen Tätigkeiten möglich sein sollten. In den operativen Aufgabenbereichen für das Land wären das anteilig ca. 22 VZÄ nach Schätzung des Rechnungshofs.

Für die Personalbemessung des Rechnungshofs der Aufgaben der Beauftragung, Betreuung und Kontrolle freiberuflich Tätiger hat der Landesbetrieb LBB eine Einschätzung des Aufwands der Mitarbeitenden ohne Abgleich mit der Kosten- und Leistungsrechnung vorgenommen. In der Regel betreuen diese zugleich die entsprechenden Werkverträge der bauausführenden Firmen im Rahmen der nicht übertragbaren Bauherrenaufgaben. Die Schätzung ergab 212 VZÄ. Die Betreuung der externen Planenden wird aus Teilen des sog. Bauherrenhonorars finanziert, diese und die weiteren Honorarbestandteile des Landesbetriebs LBB wurden bis 2021 jeweils projektscharf verhandelt.

Der externe Leistungseinkauf von Planungs- und Gutachterleistungen ist eine Kernaufgabe, durchschnittlich sind 5.000 Planungsbüros tätig, 1.800 Werkverträge sind p. a. neu auszuschreiben. Die jährlichen Honorarzahlungen/Leistungsabnahmen sind im Prüfungszeitraum von 70 Mio. Euro auf 93 Mio. Euro gestiegen.

Aufbauend auf einem LBB-Leitfaden (Stand 2016) kommt der Rechnungshof in seiner Hochrechnung zu dem Ergebnis, dass höchstens 56 VZÄ für alle Projekte benötigt würden. In der fachlich-betrieblichen Praxis würde das bedeuten, dass

• 1 VZÄ 90 externe Planerinnen und Planer pro Jahr betreuen müsste,
• für alle Bundesprojekte lediglich maximal 34 VZÄ und für alle Landesprojekte 22 VZÄ erforderlich wären,
• bei sieben im Landesbereich tätigen Niederlassungen durchschnittlich rund 3 VZÄ ausreichen müssen (nach Fachdisziplinen wären das 1,5 VZÄ Hochbau, jeweils 0,6 VZÄ technische Gebäudeausrüstung und Elektrotechnik sowie 0,3 VZÄ Bauingenieurwesen),
• dieses Kontingent häufig bereits bei einer großen Baumaßnahme ausgeschöpft wäre.

In dem LBB-Leitfaden wird anhand einer Beispielrechnung für ein Projekt mit fiktiven Honoraren aus 2001, fiktiver Honorarverteilung, fiktiven Stundenansätzen auch von freiberuflich Tätigen, einem angenommenen Eigenerledigungsanteil von 10 % etc. anschaulich die Nichtauskömmlichkeit des fiktiven Honoraranteils zur Sensibilisierung der Beschäftigten aufgezeigt.

Diesen hat der Rechnungshof als betriebswirtschaftlich belastbare Grundlage gewählt und in der nachfolgenden Hochrechnung z. B. nicht die unterschiedlichen Eigen- und Fremdleistungsanteile, die um 50 % gestiegenen Bauherrenhonorare, den erheblichen Anstieg der Planungsleistungen oder die richtige Zuordnung der gebuchten Teilhonorare berücksichtigt.

Unter bestmöglicher Korrektur der fehlerhaften Annahmen kommt der Landesbetrieb LBB zu dem Ergebnis, dass ein notwendiges Effizienzsteigerungspotenzial von bis zu 15 % möglich und aufgrund des Rückgangs des qualifizierten Personals auch notwendig ist. Der Leitfaden wird fortgeschrieben und als Richtlinie aktualisiert. Diese regelt aber auch zukünftig nicht die Verfahren der Personalbemessung.

Der Rechnungshof hat auch die Erledigung der Aufgaben des Bundes im Landesbetrieb LBB als Gegenstand der Prüfung angesehen, da die Organisation des Landesbetriebs LBB und der Personaleinsatz der Landesbediensteten auch für dessen Aufgaben von Bedeutung seien.

Er hat daher auch weitreichende Vorschläge zur möglichen Umorganisation der für den Bund tätigen operativen Bereiche und zur wirtschaftlichen Erledigung dieser Aufgaben gemacht.

Der Landesbetrieb LBB arbeitet gemäß § 5b Finanzverwaltungsgesetz (FVG) im Rahmen der Organleihe für den Bund, die seit 2021 geregelte Ist-Kostenerstattung und die dem Bund zugeordneten Stellen sind in der Bundesbauvereinbarung (BB-V) geregelt. Die aktuellen und zukünftigen Personalressourcen werden regelmäßig mit der Fachaufsicht führenden Ebene abgestimmt, abgerechnet und mittelfristig auf das vereinbarte Auftragsvolumen ausgeplant.

Umstrukturierungsentscheidungen oder Eingriffe des Landes in die Abläufe und Regelungen des Bundes stehen nach Art. 1 Abs. 5 BB-V unter dem Zustimmungsvorbehalt des Bundes.

Der Anteil der Aufgaben für den Bund (Bundeswehr, Bund zivil, US-Gaststreitkräfte) beläuft sich im Landesbetrieb LBB aktuell auf rund 60 % der Bauaufträge, weiter steigend in den nächsten Jahren. Aktuell sind für das Bundesministerium der Verteidigung bzw. die NATO 440 Projekte mit Baukosten von rund 2,2 Mrd. Euro, für die US-Streitkräfte 112 Projekte mit Baukosten von rund 1,9 Mrd. Euro (Landesbereich 484 Projekte für rund 1,7 Mrd. Euro) in Bearbeitung.

Im Bundesbereich sind zurzeit rund 660 VZÄ direkt oder indirekt eingesetzt. Der Rechnungshof hält eine Effizienzsteigerung von rund 180 VZÄ im Bundesbau für umsetzbar. Vor dem Hintergrund der o. a. Einzelpunkte und bekannten, kritischen Stellenvakanzen hält der Landesbetrieb LBB nicht nur im Bundesbereich einen Anteil von 27 % vermeintlich entbehrlicher Stellen – insgesamt 335,5 von 1.256 VZÄ – jedoch nicht annähernd für umsetzbar. Näheres werden die weiteren, detaillierten Untersuchungen zeigen.

Der Vergleich mit den übrigen im Bundesbau tätigen Betrieben der Länder zeigt, dass sich – unabhängig von deren jeweiliger Organisationsform – der Landesbetrieb LBB im Aufwand im Mittelfeld positioniert hat. Der Rechnungshof fordert damit einen um rund 27 % geringeren Aufwand als in anderen baudurchführenden Ebenen/Betrieben der Länder.

Zu Ziffer 3.2 b):
Bei der ersten Prüfung des Landesbetriebs LBB, inwieweit weitere Fachingenieurinnen und Fachingenieure dauerhaft den Sparten GMI zugeordnet werden können, wurde festgestellt, dass nicht nur wegen des Fachkräftemangels in Bereichen wie Elektrotechnik oder Bauingenieurwesen entsprechende Spezialistinnen und Spezialisten auch außerhalb der GMI-Gruppen in den Bauprojekten des Landes einsetzbar bleiben müssen. Ebenso verschieben sich damit die Anteile des Einsatzes externer Planer zu Gunsten der personalintensiveren kleinteiligen Eigenplanung bei kleinen Maßnahmen und der Instandhaltung. Auch aufgrund der zunehmenden Personalabgänge, insbesondere in diesen operativen Bereichen, werden diese prioritär extern begutachtet.

Zu Ziffer 3.2 c):
Wie bei jeder Kosten- und Leistungsrechnung werden die Beschäftigten auch in modernen Verwaltungen unabhängig von der Organisationsform auf Produkte bzw. Projekte verplant. Die Sollstellung im Bundesbau erfolgt inzwischen auf Grundlage der elektronischen Vollkostenerstattung in einer neuen, für alle baudurchführenden Ebenen im Bundesbereich einheitlichen Systematik. Der Landesbetrieb LBB schlägt vor, diese auch für den Landesbereich zu übernehmen.

Die Mitarbeitenden im Baumanagement in den Niederlassungen werden mit Anteilen ihrer Arbeitszeit oder Stunden quartalsweise in den Bauprojekten verplant. Nach Berechnungen des Landesbetriebs LBB wurden im Jahr 2021 für durchschnittlich 27 % (der Rechnungshof ging bei seinen Feststellungen von 54 % aus) der Projekte die Personalressourcen nicht detailliert geplant. Dabei handelte es sich um kleinteilige Bauaufgaben, die nach LBB-Organisationshandbuch in einem Grundlastanteil aufgehen. Über die Auslastung der Beschäftigten sagt das jedoch nichts aus. Im Durchschnitt beträgt der Stundenaufwand für die kleinteiligen, nicht gesondert ausgeplanten Projekte 58 Stunden. Dies umfasst auch Stundenbuchungen der Unterstützungsbereiche (z. B. Vergabestellen, Arbeitsgebiet Recht und Verträge etc.). Der Prüfungsfeststellung folgend, wird der Landesbetrieb LBB die Planungsquote in den Projekten wieder erhöhen, ohne jedoch auf einen Grundlastanteil zu verzichten.

Zu Ziffer 3.2 d):
Der Landesbetrieb LBB wird Konzepte zur Nutzung der tatsächlich erzielbaren Einsparpotenziale für die verschiedenen Bereiche erstellen und zu einem Gesamtkonzept zusammenführen.

Zu Ziffer 3.2 e) i.V.m. Ziffer 3.1 a):
Siehe Ausführungen zu Ziffer 3.2 a).

Zu Ziffer 3.2 e) i.V.m. Ziffer 3.1 b):
Der Landesbetrieb LBB ist sowohl über die Richtlinien für die Durchführung der Bauaufgaben des Bundes (RBBau) als auch über die Richtlinien für die Durchführung von Liegenschafts- und Bauaufgaben des Landes Rheinland-Pfalz (RLBau) C4 an die eingeführten Vertragsmuster für Architekten und Ingenieure gebunden. Diese Muster sind bundesweit abgestimmt und einheitlich eingeführt. Für nicht geregelte Teilbereiche, wie der korrekten Konfiguration von digitalen Schnittstellen, hat der Landesbetrieb LBB in Abstimmung mit den Ministerien sog. „Ergänzende Vereinbarungen“ eingeführt. Der Landesbetrieb LBB hat über die grundsätzliche Kritik an den Vertragsmustern informiert, auch eine Weiterleitung von Verbesserungsvorschlägen ist jederzeit möglich.

Die vorhandene Arbeitshilfe für die Kontrolle freiberuflich Tätiger wird fortgeschrieben und verbindlich als Richtlinie zur spezifischen Anwendung in den Projekten eingeführt.

Die Geltendmachung von Gewährleistungsrechten gegenüber Architektur- und Ingenieurbüros bedeutet in der Konsequenz eine juristische Auseinandersetzung, dieses Mittel wird als Ultima Ratio in schwierigen Fällen genutzt werden. Ziel der baudurchführenden Ebene muss aber die Einhaltung des kritischen Pfades (CPM) bei der Bauprojektabwicklung sein und nicht ein Projektstillstand mit gerichtlichen Auseinandersetzungen zwischen den Planungs- und Baubeteiligten.

Die Geltendmachung von Gewährleistungsrechten im Bereich Bundesbau erfolgt über das Amt für Bundesbau Rheinland-Pfalz als Fachaufsicht führende Ebene.

Zu Ziffer 3.2 e) i.V.m. Ziffer 3.1 c):
Der Landesbetrieb LBB wird im Rahmen einer geplanten Digitalisierungsstrategie mittelfristig ein Konzept zur Erfassung des Gebäudebestands entwickeln. Derzeit werden Gebäudeinformationen in unterschiedlichen DV-Systemen, DV-Ablagen oder in Papier-Akten vorgehalten. Im Regelfall sind benötigte Informationen kurzfristig greifbar. Die Fachsoftware für das Facilitymanagement (pitFM) wird vom Landesbetrieb LBB kontinuierlich fortgeschrieben. Bei einem Liegenschaftsbestand von rund 500 Wirtschaftseinheiten mit rund 1.550 Gebäuden muss je nach Detaillierungsgrad ein Datenvolumen in der Größenordnung von mehreren Millionen alphanumerischen Informationen erfasst und gepflegt werden. Dies erfordert einen längerfristigen Personaleinsatz. Ab Mai 2023 wird eine Beschäftigte bzw. ein Beschäftigter für die Bestands- und Prozessdigitalisierung zugeordnet werden.

Die weitere Umsetzung des Projektes der digitalen Erfassung des Gebäudebestandes wird ein mehrjähriges Projekt mit externer Unterstützung werden.

Zu Ziffer 3.2 e) i.V.m. Ziffer 3.1 d):
Die Regelungen und Vorgaben für Baubegehungen sind in den RLBau gegeben, diese werden noch um weitere Kriterien wie Barrierefreiheit und Energieeffizienz ergänzt. Fachkundiges Personal, in der Regel mit qualifiziertem Techniker- oder Ingenieurabschluss, nimmt die baufachliche Beurteilung vor.

Die Feststellung der notwendigen Instandhaltungsmaßnahmen (Bauunterhaltungsarbeiten) erfolgt in der Regel bei den jährlichen Baubegehungen (Aufstellung des Baubedarfsnachweises BBN – Muster F 2.1 der RLBau) durch Inaugenscheinnahme.

Die jährliche Durchführung der Baubegehungen wird zukünftig durch den Landesbetrieb LBB sichergestellt und anhand einheitlicher Checklisten vollständig dokumentiert. Hierzu werden Verbesserungsvorschläge noch im Laufe des Jahres in den Abläufen eingeführt werden.

Zu Ziffer 3.2 e) i.V.m. Ziffer 3.1 e):
Der Landesbetrieb LBB nimmt die Anregung des Rechnungshofs auf, zu überprüfen, ob sich die bereits eingesetzte Facilitymanagement-Software pitFM zur Unterstützung der Betriebsüberwachung eignet und wird ein Konzept zur verbesserten Dokumentation der Betriebsüberwachung erarbeiten.

Zu Ziffer 3.2 e) i.V.m. Ziffer 3.1 f):
Die organisatorische Optimierung der Zentrale entsprechend den Grundlagen der Unternehmensführung befindet sich in der Umsetzung. Die Stabsstellen und Sparten werden neu zugeschnitten, verwandte Aufgaben zweckmäßig gebündelt (beispielsweise Datenschutz, Geheimschutz, Informationssicherheit und Innenrevision in der Stabsstelle Compliance). Bei vollständiger Besetzung der vorhandenen Geschäftsführungspositionen ist eine übliche Führungsspanne gegeben.   

Zu Ziffer 3.2 e) i.V.m. Ziffer 3.1 g):
Als erster Schritt soll nach einer Bestandsaufnahme der Altakten der Aufwand zu ihrer Digitalisierung und Langzeitspeicherung ermittelt und dem derzeitigen Verwaltungsaufwand für die Papierarchive gegenübergestellt werden, um Aufwand und Nutzen gegeneinander abzuwägen. Vor diesem Hintergrund ist eine grundsätzliche Festlegung der konkreten Zielsetzung (Einsparung von Archivflächen, erhöhte Informationsverfügbarkeit) nötig.

Erfahrungen aus dem DIALOG-II-Projekt (Einführung der eAkte in der Landesverwaltung) zeigen, dass in anderen Behörden grundsätzlich keine Retro-Digitalisierung oder Datenübernahme aus Altsystemen durchgeführt wurde. Insofern ist zwischen einer kompletten Digitalisierung und einer jeweils anlassbezogenen Digitalisierung von Altakten abzuwägen."

Der Rechnungshof nimmt bei Bedarf zum Bericht der Landesregierung Stellung.

Organisation des Landesbetriebs LBB

Zur Stellungnahme der Landesregierung zur Forderung, die Organisation des Landesbetriebs LBB zeitnah zu optimieren und die Optimierung anhand eines Pilotprojektes an einzelnen Niederlassungen zu erproben, merkt der Rechnungshof an (Ziffer 3.2 e i. V. m. 3.1 a, 3.2 a und 3.2 b):

Die Nachteile der Matrixorganisation wirken sich auf die Aufgabenerledigung und die Prozesse aller Auftraggeber des Landesbetriebs LBB aus, d. h. sowohl auf die Bauvorhaben des Bundes, der Bundeswehr, der US-Streitkräfte als auch auf die des Landes. Der Rechnungshof hat diese Nachteile bei seinen umfangreichen örtlichen Erhebungen beim Landesbetrieb LBB in allen Niederlassungen festgestellt.

Die Vor- und Nachteile der Matrixorganisation wurden darüber hinaus im Jahr 2010 von einer vom Landesbetrieb LBB beauftragten Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft festgestellt. Auch eine vom Finanzministerium zusammen mit dem Landesbetrieb LBB eingerichtete Arbeitsgruppe hat 2017 die Nachteile der Matrixorganisation herausgearbeitet. Soweit die Landesregierung beabsichtigt, die Vor- und Nachteile der Matrixorganisation nochmals extern begutachten zu lassen, hält der Rechnungshof dies nicht für zweckmäßig.

Der Rechnungshof hält es dagegen für dringend geboten, die Matrixorganisation zeitnah abzulösen und durch eine auf die Anforderungen des Landesbetriebs abgestimmte Organisationsform zu ersetzen, um Bauvorhaben für alle Auftraggeber wirtschaftlicher und zügiger durchführen zu können. Nach der Erörterung im Schlussgespräch ist die Bereitschaft zur Durchführung eines Pilotprojekts in einigen Niederlassungen vorhanden. Zur Umsetzung eines solchen Piloten hat sich die Landesregierung bislang nicht geäußert.

Beauftragung und Überwachung freiberuflicher Architekten, Ingenieure und Sonderfachleute

Zur Stellungnahme der Landesregierung zur Forderung, Verträge mit den freiberuflich Tätigen künftig zu konkretisieren, Gewährleistungsrechte im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten umfassend geltend zu machen und die Überwachung der Leistungen auf ein rechtlich und wirtschaftlich gebotenes Maß zurückzuführen, merkt der Rechnungshof an (Ziffer 3.2 e i. V. m. 3.1 b und 3.2 a):

Vertragsmuster hindern den Landesbetrieb LBB nicht, Verträge ggf. in Abstimmung mit den jeweiligen Auftraggebern zu konkretisieren und zu optimieren oder zustehende Gewährleistungsrechte geltend zu machen. Verträge, die hinreichend konkrete Vereinbarungen beinhalten, dienen gerade der Vermeidung späterer gerichtlicher Auseinandersetzungen. Der Landesbetrieb LBB nimmt die Interessen des Landes wahr und ist an den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gebunden. Er hat deshalb die zustehenden Gewährleistungsrechte geltend zu machen und Honorare bei Schlechtleistung im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten zu kürzen.

Den konkreten Personaleinsatz für die Überwachung hat der Rechnungshof auf Grundlage eines mit dem Landesbetrieb LBB abgestimmten Aufgabenkatalogs, nach anerkannter Methode der Organisationslehre, ermittelt. Den Personalbedarf hat er auf Grundlage des vom Landesbetrieb LBB schriftlich mitgeteilten und nach dem Schlussgespräch angepassten Überwachungsverhältnisses von 8 : 1 ermittelt. Er hat diesen dem Personaleinsatz gegenübergestellt.

Weshalb der Landesbetrieb LBB nun die von ihm mitgeteilten, zugrundeliegenden Annahmen nochmals verändern will, lässt sich nicht nachvollziehen. Gründe hierfür werden in der Stellungnahme nicht genannt.

In der Stellungnahme der Landesregierung wird ein vom Landesbetrieb LBB genanntes Effizienzsteigerungspotenzial von 15 % für realisierbar und notwendig erachtet. Auch hierfür fehlt eine Erläuterung und es ist unklar, worauf sich das Potenzial beziehen soll.

Weder die Landesregierung noch der Landesbetrieb LBB haben sich dazu geäußert, wie der Aufwand für die Überwachung künftig auf ein rechtlich und wirtschaftlich gebotenes Maß begrenzt werden soll und welche Maßnahmen hierzu ergriffen werden.

Instandhaltungsmanagement des Landesbetriebs LBB

Zur Stellungnahme der Landeregierung zur Forderung, ein strukturiertes Instandhaltungsmanagement einzurichten, das die Erhaltung der Gebäudesubstanz sowie der Funktionalität und Nutzbarkeit der Gebäude des Landes sowie eine effiziente und bedarfsgerechte Durchführung der erforderlichen Instandhaltungsmaßnahmen nach einheitlichen Maßstäben gewährleistet, merkt der Rechnungshof an (Ziffer 3.2 e  i. V. m. Ziffer 3.1 d):

Die vollständige, strukturierte Erfassung der Gebäude- und Anlagedaten ist unverzichtbare Grundlage für eine strukturierte Instandhaltung und den Erhalt des Immobilienvermögens des Landes. Ein entsprechendes Konzept sollte deshalb nicht erst mittelfristig erstellt und umgesetzt werden, sondern unverzüglich.

Zur Einrichtung eines strukturierten Instandhaltungsmanagements und dessen Umsetzung nach einheitlichen Standards hat sich die Landesregierung nicht geäußert.

Umsetzung der Optimierungspotenziale

Zur Stellungnahme der Landesregierung zur Forderung, die aufgezeigten Optimierungspotenziale möglichst vollständig umzusetzen und zu prüfen, inwieweit diese für andere Aufgaben genutzt werden können, merkt der Rechnungshof an (zu Ziffer 3.2 a und 3.2 d):

Das aufgezeigte Optimierungspotenzial von insgesamt 335,5 VZÄ sollte genutzt werden, um Aufgaben zügiger, wirtschaftlicher oder um zusätzliche Aufgaben zu bearbeiten. Die Kräfte sind insofern nicht grundsätzlich entbehrlich.

Digitalisierung von Altakten

Zur Stellungnahme der Landesregierung zur Forderung, eine verbindliche, an den rechtlichen Vorgaben sowie dem Gebot der Wirtschaftlichkeit orientierte Konzeption für die Digitalisierung von Altakten zu erarbeiten, merkt der Rechnungshof an, dass sich die Landesregierung zur Erstellung einer Konzeption nicht geäußert hat (zu Ziffer 3.2 e i. V. m. 3.1 g).

Der Haushalts- und Finanzausschuss hat auf der Grundlage des Vor­schlags der Rechnungsprüfungskommission dem Landtag folgenden Beschluss empfohlen (Drucksache 18/7526 S. 6):

"Es wird zustimmend zur Kenntnis genommen, dass

a) die Zentrale organisatorisch optimiert, die dort angesiedelten Stabsstellen und Sparten neu zugeschnitten und verwandte Aufgaben zweckmäßig gebündelt werden sollen,

b) der Landesbetrieb LBB überprüft, ob sich die Software pitFM zur Unterstützung der Betriebsüberwachung eignet und ein Konzept zur verbesserten Dokumentation der Betriebsüberwachung erarbeitet,

c) die im Bundesbereich zur Vollkostenerstattung eingeführte Systematik auch für den Landesbereich übernommen werden soll.

Die Landesregierung wird aufgefordert über die Ergebnisse der eingeleiteten Maßnahmen zu a) bis c) zu berichten.

Die Landesregierung wird weiter aufgefordert,

a) darauf hinzuwirken, dass der Landesbetrieb LBB seine Organisation zeitnah optimiert und die aufgezeigten Optimierungspotenziale möglichst vollständig umsetzt. Hierbei sollte geprüft werden, inwieweit diese für andere Aufgaben genutzt werden können,

b) darauf hinzuwirken, dass Verträge mit den freiberuflich Tätigen künftig konkretisiert und Gewährleistungsrechte im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten umfassend geltend gemacht werden und dass die aufgezeigten Optimierungspotenziale möglichst umfassend realisiert werden und geprüft wird, inwieweit diese für andere Aufgaben genutzt werden können,

c) über das Ergebnis der Aktualisierung der Umsetzungshilfe für die Kontrolle freiberuflich Tätiger und deren verbindlicher Einführung zu berichten,

d) auf die zeitnahe Entwicklung eines Konzepts zur Erfassung des Gebäudebestands und die Einrichtung eines strukturierten Instandhaltungsmanagements hinzuwirken,

e) über die Einführung von Checklisten und die Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen bei Baubegehungen zu berichten,

f) auf die zeitnahe, schrittweise Optimierung der Organisation und Aufgabenerledigung im Bereich Gebäudemanagement und Instandhaltung in den Niederlassungen hinzuwirken,

g) über die Ergebnisse der zu den Punkten a), b), d) und f) eingeleiteten Maßnahmen zu berichten,

h) auf die Erstellung und Umsetzung einer Konzeption zur Digitalisierung der Altakten hinzuwirken."

Der Landtag hat diesen Beschluss im September 2023 gefasst.

Die Landesregierung hat dem Landtag wie folgt berichtet (Drucksache 18/8603 S. 3):

"Zu den zustimmenden Kenntnisnahmen des Landtags:
Zu Buchstabe a):
Die organisatorische Optimierung der Zentrale des Landesbetriebs Liegenschafts- und Baubetreuung (LBB) ist wie geplant durch Neugliederung der Stabsstellen und Sparten erfolgt.
Mit der Reduzierung der Stabsstellen und der Bündelung der Sonderfachbereiche wurden die neue Geschäftsverteilung und die neue Aufbauorganisation zum 1. September 2023 eingeführt.

Zu Buchstabe b):
Die Prüfung des LBB hat ergeben, dass die Software pitFM zur Unterstützung der Betriebsüberwachung geeignet ist. Der LBB hat dem Softwarehersteller einen entsprechenden Auftrag zur Anpassung des CAFM¹-Systems erteilt. Auf dieser Basis wird der künftige, IT-gestützte Prozess der Betriebsüberwachung erprobt und eingeführt.

Zu Buchstabe c):
Die Abrechnungssystematik Bund der elektronischen Verwaltungskostenerstattung (eVKE) für Bauprojekte wurde auf das Auftraggebersegment Land übertragen und findet im Rahmen der Kostenerstattung für die Projekte des Landes Anwendung.

Zu den weiteren Aufforderungen des Landtags:
Zu Buchstabe a) i.V.m. Buchstabe g):
Der Optimierungsprozess der LBB-Organisation ist gestartet. Das Projekt "Weiterentwicklung LBB - Optimierung der LBB Niederlassungen für eine zukunfts- und leistungsfähige Organisations- und Personalentwicklung“ wurde mit Beteiligung des Gesamtpersonalrats und unter Einbindung der Auftraggeber (Bund/Bundeswehr, Bund/US, Land/Landesbetrieb LBB) aufgesetzt.
Unter Leitung eines Lenkungsausschusses sind Arbeitsgruppen seit September 2023 tätig. Diese analysieren u. a. die unterschiedlichen Prozesse, die vielfältigen Qualifikationen und Spezialisierungen der Beschäftigten und die Ergebnisse der Kosten- und Leistungsrechnung. Nachfolgend wird ein kundensegmentbezogenes Organisationsmodell entwickelt.
Das Vergabeverfahren zur Beauftragung eines externen Gutachters wurde im Oktober 2023 eingeleitet. Nach finaler Abstimmung des Organisationsmodells mit den Auftraggebern und den Aufsichten erfolgt eine schrittweise Umsetzung.

Zu Buchstabe b) i.V.m. Buchstabe g):
Der LBB achtet im Landesbereich künftig darauf, dass die zu verwendenden Muster-Verträge mit freiberuflich Tätigen im Einzelfall ordnungsgemäß ausgestaltet sind und wirkt im Weiteren künftig auf eine stringentere Durchsetzung der Gewährleistungsrechte hin (siehe hierzu: zu Buchstabe c)).
Die Kalkulation und Umsetzung des Aufwands für die Steuerung freiberuflich Tätiger erfolgt in Abstimmung mit den Auftraggebern im Rahmen des Projekts „Weiterentwicklung LBB".

Zu Buchstabe c):
Die vorhandene Arbeitshilfe zur Kontrolle freiberuflich Tätiger wurde entsprechend überarbeitet. Die Einführung erfolgt nach Einarbeitung der unabhängig hiervon aufgrund der Neuregelung des § 3 Abs. 7 der Vergabeverordnung (in der Fassung vom 17. August 2023) erforderlichen Anpassungen.
Zur sachgerechten Umsetzung sind LBB-weite Schulungsveranstaltungen geplant.

Zu Buchstabe d) i.V.m. Buchstabe g):
Der LBB hat erste organisatorische Voraussetzungen für die Entwicklung eines Konzepts zur Erfassung des Gebäudebestands und die Einrichtung eines strukturierten Instandhaltungsmanagements geschaffen. Seit Mai 2023 wird eine Beschäftigte für die Bestands- und Prozessdigitalisierung eingesetzt. Das Organisationskonzept zur Digitalisierung des Immobilienmanagements in Verbindung mit der durch den Ministerrat im August 2023 verabschiedeten 4+1-Strategie ist derzeit in Vorbereitung. Es wird geprüft, ob die Software pitFM ebenfalls für ein strukturiertes Instandhaltungsmanagement genutzt werden kann.

Zu Buchtstabe e):
Zwischenzeitlich wurden verschiedene Checklisten für Gebäudebegehungen erstellt. Diese berücksichtigen unterschiedliche Gebäudebauteile hinsichtlich der Sicherheit und des Erhalts von Substanz und Funktionsfähigkeit. Schwerpunkte bilden die Aspekte Brandschutz, Standsicherheit und Barrierefreiheit.
Eine einheitliche Vorgabe für die Durchführung von Baubegehungen wird erarbeitet. Nach einer Phase der Erprobung in der Praxis wird eine verbindliche Einführung für alle Niederlassungen erfolgen.

Zu Buchstabe f) i.V.m. Buchstabe g):
Die Optimierung des Bereichs Gebäudemanagement und Instandhaltung in den Niederlassungen erfolgt im Rahmen des Projekts „Weiterentwicklung LBB".

Zu Buchstabe h):
Die Prüfung im LBB hat ergeben, dass eine sehr hohe Anzahl an Altplänen (Papierform und Mikrofiche) sowie Altaktenordnern vorhanden ist, die im überwiegenden Anteil dauerhaft aufbewahrungspflichtig sind.
Eine systematische, komplette Nachdigitalisierung dieser Dokumente würde einen sehr hohen personellen Aufwand hinsichtlich Durchsicht und Aufbereitung des Scanguts (Papierpläne, Mikrofiche und Aktenordner), Scannen nach den Grundsätzen der TR-Resiscan und Verschlagwortung bedeuten. Hinzu käme der Aufwand, dieses neu erzeugte enorme Datenvolumen dauerhaft digital vorzuhalten.
Der Nutzen ist nur punktuell, da davon auszugehen ist, dass auch auf zahlreiche Dokumente, die dauerhaft aufzubewahren sind, nur in Einzelfällen zugegriffen wird. Zudem schwindet die Aussagekraft von Altplänen mit zunehmendem Alter.
Das derzeitige Vorgehen, anlassbezogen, z. B. zu Projektbeginn, relevante Dokumente nachzudigitalisieren, hat sich als praktikabel und hinsichtlich Aufwand und Nutzen vertretbar erwiesen und soll fortgesetzt werden."

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¹ Computer-Aided Facility Management

Der Haushalts- und Finanzausschuss hat auf der Grundlage des Vor­schlags der Rechnungsprüfungskommission dem Landtag folgenden Beschluss empfohlen (Drucksache 18/10344 S. 16):

"Es wird zustimmend zur Kenntnis genommen, dass

a) der Landesbetrieb LBB künftig darauf achtet, dass die Musterverträge mit freiberuflich Tätigen ordnungsgemäß ausgestaltet werden, und auf eine stringentere Durchsetzung der Gewährleistungsrechte hinwirkt,
b) die Arbeitshilfe zur Kontrolle freiberuflich Tätiger überarbeitet wurde und verbindlich eingeführt wird,
c) Checklisten für Gebäudebegehungen erstellt wurden, einheitliche Vorgaben für die Durchführung von Begehungen erarbeitet wurden und diese verbindlich für alle Niederlassungen eingeführt werden,
d) die anlassbezogene Übernahme von Altakten mit einer Dienstanweisung durchgängig in allen Niederlassungen umgesetzt wird.

Die Landesregierung wird aufgefordert,

a) über den Fortgang des Projekts „Weiterentwicklung LBB“ u. a. zur praxisgerechten Optimierung der Aufbauorganisation und Umsetzung der aufgezeigten Optimierungspotenziale zu berichten,
b) über die Einrichtung eines strukturierten Instandhaltungsmanagements und die Erfassung des Gebäudebestands zu berichten."

Der Landtag hat diesen Beschluss im September 2024 gefasst.