Die Landesregierung hat für das Entlastungsverfahren zu dem Beitrag folgende Stellungnahme abgegeben (Drucksache 17/15003 S. 34):

"Zu Ziffer 3.2 a):

Bei der telefonischen Beratung rufen überwiegend Schulleitungsmitglieder sowie Lehrkräfte an, die Auskünfte und Beratungen benötigen. Nur die zuständige Sachbearbeitung ist mit dem jeweiligen Fall an der Schule insoweit vertraut, dass sie oder er kurzfristig kompetent Auskunft geben und ggfls. beraten kann.

Die Einschränkung der telefonischen Erreichbarkeit der Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion (ADD) auf wenige Kräfte in der schulartbezogenen Personalverwaltung oder eine eingeschränkte Sprechzeitenregelung hätten zur Folge, dass in den meisten Fällen die Anfragen nur aufgenommen werden könnten und dann an die zuständige Sachbearbeitung weitergeleitet werden müssten. In der Regel erspart die telefonische Erreichbarkeit der zuständigen Sachbearbeitung im Interesse des Dienstleistungsgedankens der ADD Zeit und Geld in der Bearbeitung der einzelnen Vorgänge.

Abhängig vom jeweiligen Arbeitsaufkommen im Einzelfall ist es angebracht, den Anrufbeantworter zu nutzen oder in Absprache mit den Kolleginnen und Kollegen das Telefon kurzfristig umzustellen.

Zu Ziffer 3.2 b):

Bereits vor rund zehn Jahren hat sich das Referat 31 der ADD im Rahmen einer Arbeitsgruppe vor dem Hintergrund der Einführung von IPEMA® ausführlich mit der Frage der weitgehenden Zentralisierung der Zuständigkeit für den Bereich der Tarifkräfte beschäftigt.

Nach wie vor aktuell sind die damaligen Ausführungen des Referatsleiters:

„Das jeweilige Arbeitsgebiet würde an Vielfältigkeit verlieren. Bereits erworbenes Wissen (im jeweils anderen Sachgebiet) ginge verloren.
Die Schulen hätten anstatt einem sodann zwei Ansprechpartner in der Personalverwaltung.
...
Eine klare Trennung der Sachbereiche in Beamte und Beschäftigte ist nicht strikt durchzuhalten. Dies gilt z. B. für den Bereich des Beförderungsverfahrens A13/A14, des Ländertauschs, wo Beschäftigte und Beamte Anträge stellen. Es gilt auch z. B. dann, wenn Lehrkräfte als Beamte eingestellt werden sollen, die beamtenrechtliche Voraussetzungen aber wegen noch ausstehender Unterlagen noch nicht nachgewiesen sind. In diesem Falle ist zunächst ein unbefristeter Beschäftigungsvertrag zu fertigen.
Durch eine Aufteilung wären Personalverschiebungen zur Sicherstellung der Aufgabenwahrnehmung innerhalb des Referats 31 nur noch bedingt möglich.

In Referat 31 existieren verschiedene Teams bestehend aus je einem Mitarbeiter des gehobenen und des mittleren Dienstes. Hier sind die Aufgaben in der Regel dergestalt verteilt, dass der Mitarbeiter des mittleren Dienstes die einfachen Aufgaben erledigt, also insbesondere aus dem Bereich des Beamtenrechts; der Sachbearbeiter des gehobenen Dienstes führt die übrigen Aufgaben aus, insbesondere auch das Tarifrecht. Diese Teams müssten aufgelöst werden, da durch eine Zuweisung von Aufgaben aus jeweils einem Sachgebiet eine sinnvolle Aufgabenteilung nicht mehr möglich wäre.

Ganz wesentlich ist die Frage, ob die Beschäftigtensachbearbeiter/innen in der Lage sein werden, die jährlichen Einstellungstermine zum 01.02. und 01.08. erfolgreich abzuarbeiten. Das Arbeitsaufkommen ist auf die Einstellungstermine konzentriert; es müsste sodann von 9 bzw. 14,5 (inkl. PES/GTS) Sachbearbeiter/innen bewältigt werden. Dies wird aus meiner Sicht nicht für möglich gehalten. Zwar könnte dem entgegengehalten werden, dass in diesen Fällen die Beamtensachbearbeiter/innen aushelfen müssen. Dieses Argument geht jedoch ins Leere, denn dann müssten auch diese sich in den Beschäftigtenbereich sowohl in materiell rechtlicher Hinsicht als auch in Bezug auf IPEMA einarbeiten, so dass hierdurch die durch eine Zentralisierung von Aufgaben beabsichtigte Entlastung gerade nicht eintreten würde. (eingefügt 16.02.2021: Ganz abgesehen davon, dass sich insbesondere in den Sommerferien einige dieser Mitarbeiter*innen urlaubsbedingt nicht im Dienst befinden und vertreten werden müssen.)

Darüber hinaus stellt sich auch die Frage, wie sich die Beschäftigtensachbearbeiter in den verschiedenen Schularten (Anm.: Schularten mit ggf. besonderen Vertragsgestaltungen/-inhalten z. B. Verträge zur päd. Ausbildung, GTS, Feuerwehrlehrkräfte, Verträge im Förderschulbereich) gegenseitig vertreten. Dies setzt voraus, dass in den jeweiligen Schulbereichen jeweils mindestens 2 Sachbearbeiter/innen mit annähernd gleichen Stellenanteilen im Beschäftigtenbereich arbeiten müssen, was aufgrund der aus der Anlage ersichtlichen Zahlen tatsächlich kaum durchführbar ist.

Eine Vertretungsregelung wäre aber dann möglich, wenn man alle Beschäftigtensachbearbeiter aus den verschiedenen Schulbereichen abziehen und gemeinsam in einer Organisationseinheit mit den PES-Sachbearbeitern zusammenfassen würde. Man hätte dann ca. 14,5 Vollzeitstellen. In diesem Falle wäre zwar eine sinnvolle Vertretungsregelung möglich, jedoch müsste auch innerhalb dieser Organisationseinheit wiederum eine Differenzierung nach den Besonderheiten der jeweiligen Schulbereiche erfolgen. Darüber hinaus würde hierdurch das seit Jahren bewährte "Arbeitsgruppensystem" zumindest in Teilen geschwächt. Bewährte Strukturen und gruppensoziale Bindungen, die m.E. nicht zu unterschätzen sind, würden beseitigt.
Im Übrigen wäre hierdurch nach wie vor die Frage nicht gelöst, wie die Einstellungstermine bewältigt werden können."

Gleichwohl sollte in eine Überprüfung genau diese Forderung des Rechnungshofes einfließen. Auf die Beantwortung zu Ziffer 3.2 d) i. V. m. Ziffer 3.1 a) wird verwiesen.

Zu Ziffer 3.2 c):

Der Personalbedarf in den schulfachlichen Referaten der Schulaufsicht kann nur im Rahmen einer Untersuchung ermittelt werden, in die auch eine sachgerechte Aufgabenverteilung zwischen der Referentenebene und der Sachbearbeitung einfließt. Auf die Ausführungen zu Ziffer 3.2 d) i. V. m. Ziffer 3.1 a) wird verwiesen.

Zu Ziffer 3.2 d) i.V.m. Ziffer 3.1 a):

Die Forderung, den Bedarf an Sachbearbeitung in der Personalverwaltung zu ermitteln, wird unterstützt, weil diese Grundlage für die Einschätzung und Bemessung von Personalbedarf ist.

Nach Mitteilung der ADD hat das Referat 31 daher begonnen, auf der Grundlage früherer Organisationsuntersuchungen entsprechende Überprüfungen anzustellen. Die Landesregierung wird über die festgestellten Ergebnisse im Hinblick auf weitere Beurteilungen berichten.

Zu Ziffer 3.2 d) i.V.m. Ziffer 3.1 b):

Der Forderung kommt die ADD seit langem nach und bildet überall dort, wo eine Teamlösung möglich ist, entsprechende Teams.

Zu Ziffer 3.2 d) i.V.m. Ziffer 3.1 c):

Das Ministerium für Bildung und die ADD, Abteilung Schule, beschäftigten sich seit einiger Zeit mit dem Thema der Einbindung kleiner Grundschulen in das Personalmanagement im Rahmen erweiterter Selbstständigkeit von Schulen (PES). Die technischen Voraussetzungen für die Einbeziehung wurden geschaffen. Kleine Grundschulen werden im Rahmen eines Pilotprojektes durch die Anbindung an bereits bestehende PES-Schulen teilnehmen. Bereits umgesetzt wird dies bei der Kompensation Corona-bedingter Ausfälle. Anfang des Jahres 2022 wird das Ergebnis evaluiert.

Zu Ziffer 3.2 d) i.V.m. Ziffer 3.1 d):

Bei der Forderung nach einheitlicher Bearbeitung vergleichbarer Vorgänge in den 15 schulischen Fachreferaten an drei Standorten kann in folgenden Fällen bereits vollzogene oder unmittelbar anstehende Umsetzung gemeldet werden:

Beaufsichtigung einer Mindestanzahl an Schulen durch Referatsleitungen, Administration von Nichtschülerprüfungen durch Sachbearbeitungen, Überprüfung von Schulbuchgutachten (Sachbearbeitung i. d. R. ohne Einbindung von Schulaufsichtsbeamtinnen bzw. -beamten), herkunftssprachlicher Unterricht (Sachbearbeitung der Einstellungsverfahren nach standardisierten Vorgaben ohne Beteiligung von Schulfachreferentinnen bzw. -referenten, Auswahlverfahren zur Einstellung in den Schuldienst – weitgehende Durchführung durch die Sachbearbeitung), Entfall der Mitgliedschaft von Schulaufsichtsbeamtinnen und -beamten in Jugendhilfeausschüssen und Arbeitskreisen der kommunalen Jugendämter, Zugänglichmachung von Informationen im Sinne eines Wissenstransfers.

Ein gemeinsames Laufwerk, das von allen drei ADD-Standorten genutzt werden kann, wurde inzwischen implementiert und wird sukzessive mit Informationen befüllt.

Zu folgenden Punkten werden die nötigen Prüfungen veranlasst:

Zentralisierung administrativer Tätigkeiten im Zusammenhang mit den Funktionsstellenbesetzungen, Vereinheitlichung des Verfahrens zur Prüfung der vorläufigen Gliederungspläne mit Endkontrolle auf Sachbearbeitungsebene und Beschränkung der Beteiligung der Schulaufsichtsbeamtinnen und -beamten auf Problemfälle, Einführung landesweit verwendbarer Standardtexte für die Schulfachreferate, Einrichtung von Expertenpools.

Zu Ziffer 3.2 d) i.V.m. Ziffer 3.1 e):

Die Prüfungsfeststellungen zur Optimierung des Verfahrens zur Feststellung des sonderpädagogischen Förderbedarfs werden begrüßt. Zur Umsetzung der Forderung, die die Änderung in Verwaltungsabläufen von zwölf schulischen Fachreferaten an den drei Standorten der ADD-Schulaufsicht bedingen, wird eine Arbeitsgruppe beauftragt werden. Diese wird auch die Aufgabe haben, die notwendigen Abstimmungen mit dem Ministerium für Bildung und dem Pädagogischen Landesinstitut vorzunehmen. Bereits umgesetzt wurde eine vereinheitlichte, automatisierte Erstellung notwendiger Schreiben im Prozess der Feststellung sonderpädagogischen Förderbedarfs, die als Serienbriefe aus den Daten des Gutachtenportals generiert werden.

Zu Ziffer 3.2 d) i.V.m. Ziffer 3.1 f):

In der ADD war eine sog. „Basis-KLR“ auf der Basis der landesweit eingesetzten KLR-Software „MACH“ etabliert, in der flächendeckend die Bediensteten aller Organisationseinheiten der ADD kostenstellenbezogen auf definierte Produkte buchen. Die MACH-Software wurde Ende 2020 durch die ADD gekündigt. Dies folgt der strategischen Ausrichtung der Landesverwaltung hin zu SAP-Produkten im Rahmen der für die Personalverwaltung eingeführten Software IPEMA®. Der Wechsel von MACH zu IPEMA® soll für die ADD im Jahr 2023 erfolgen. Dies ist Voraussetzung für eine nachhaltige Verbesserung des Berichtswesens.

Zu Ziffer 3.2 d) i.V.m. Ziffer 3.1 g):

Die Archiv- und Postverteilräume am Standort Trier sind mit elektronischen Zugangssystemen vor unbefugtem Zugriff geschützt. Die Bediensteten werden regelmäßig auf die Einhaltung aller Datenschutzvorschriften, insbesondere auf das Geschlossenhalten der Türen, hingewiesen.

Am Standort Neustadt erfolgt in den Sommerferien 2021 der Umzug in eine neue Liegenschaft. Die dortigen Archiv- und Postverteilräume sind teils mit elektronischen, teils mit mechanischen Schließsystemen versehen. Die Bediensteten werden nach dem Umzug in entsprechende Nutzungs- und Zugangsregelungen eingewiesen.

Am Standort Koblenz sind die Archiv- und Postverteilräume mit mechanischen Schließsystemen versehen. Hier wird durch organisatorische Maßnahmen künftig sichergestellt, dass die Datenschutzvorschriften beachtet werden und die Schlüssel nur befugten Bediensteten zugänglich sind."

Der Rechnungshof nimmt bei Bedarf zum Bericht der Landesregierung Stellung.

Zu Ziffer 3.2 a:

Zur Stellungnahme der Landesregierung zur Forderung, die telefonische Beratung von Schulen und Lehrkräften auf wenige Kräfte der schulartbezogenen Personalverwaltung oder eingeschränkte Sprechzeiten zu konzentrieren, merkt der Rechnungshof an, dass eine qualifizierte Be­treuung der Anrufer auch bei einer telefonischen Erreichbarkeit der Personalsachbearbeiter innerhalb festgelegter Servicezeiten sichergestellt werden kann.

Zu Ziffer 3.2 b:

Zur Stellungnahme der Landesregierung zur Forderung, eine weitgehende Zentralisierung der Zuständigkeit für den Bereich der Tarifkräfte zu erproben, merkt der Rechnungshof an:

Etwaige Arbeitsspitzen in der schulartbezogenen Sachbearbeitung im Tarifbereich zu den jährlichen Einstellungsterminen sind nur auf der Basis der Fallzahlen zu beurteilen. Entsprechende Daten lagen noch nicht vor. Außerdem ist zu berücksichtigen, dass ohnehin mit einer weiteren Verschiebung des Fallaufkommens in die schulartübergreifende Sachbearbeitung zu rechnen ist, wenn einer größeren Zahl von Grundschulen die Möglichkeit zur eigenverantwortlichen Einstel­lung von Vertretungskräften eingeräumt wird.

Im Übrigen haben die Schulen bereits jetzt unterschiedliche An­sprechpartner, je nachdem ob sie Vertretungsverträge in eige­ner Zuständigkeit abschließen oder dies der ADD obliegt. Teamstruk­turen wären, im Hinblick auf die bisherige Größe der Gruppen und die geringe Anzahl an Teams, weiterhin möglich, wenn auch mit geänderten Zuständigkeiten.

Der Haushalts- und Finanzausschuss hat auf der Grundlage des Vor­schlags der Rechnungsprüfungskommission dem Landtag folgenden Beschluss empfohlen (Drucksache 18/1075 S. 14):

"Es wird zustimmend zur Kenntnis genommen, dass

a) unter Beachtung der Hinweise des Rechnungshofs eine Verbesserung des Berichtswesens im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung angestrebt wird,

b) organisatorische Maßnahmen zum Schutz von Personalakten gegen unbefugte Einsichtnahme veranlasst wurden.

Die Landesregierung wird aufgefordert,

a) zeitnah den Bedarf für Sachbearbeiter in der Personalverwaltung unter Berücksichtigung der Hinweise des Rechnungshofs zu untersuchen und über das Ergebnis zu berichten,

b) organisatorische Maßnahmen wie z. B. die Festlegung von telefonischen Sprechzeiten zu ergreifen, um eine effiziente Bearbeitung der Personalfälle sicherzustellen,

c) die Möglichkeiten zur Zentralisierung der Zuständigkeiten für die Personalverwaltung der Tarifkräfte auf Basis aktueller Fallzahlen und Entwicklungen unter Berücksichtigung der Hinweise des Rechnungshofs zu prüfen,

d) über das Ergebnis der Evaluierung der Teilnahme kleiner Grundschulen am Personalmanagement im Rahmen Erweiterter Selbstständigkeit von Schulen (PES) zu berichten,

e) über die Ergebnisse der Prüfungen zur weiteren Vereinheitlichung der Aufgabenwahrnehmung und Ermittlung des Personalbedarfs auf Basis einer sachgerechten Aufgabenverteilung zwischen der Referentenebene und der Sachbearbeitung durch die Schulaufsicht zu berichten,

f) über die Ergebnisse der Arbeitsgruppe zur Optimierung des Verfahrens zur Feststellung des sonderpädagogischen Förderbedarfs und deren Umsetzung zu berichten."

Der Landtag hat diesen Beschluss im September 2021 gefasst.

Die Landesregierung hat dem Landtag wie folgt berichtet (Drucksache 18/2128 S. 15):

"Zu Buchstabe a):

Die Landesregierung ist bemüht, eine entsprechende Prüfung des Bedarfs der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in der Personalverwaltung mit eigenen Kräften der Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion (ADD) vorzunehmen. Es hat sich jedoch gezeigt, dass dies zielführend absehbar wegen hoher Arbeitsbelastung mit zusätzlichen Aufgabenstellungen (insbesondere Einbindung kleiner Grundschulen in das Personalmanagement im Rahmen Erweiterter Selbstständigkeit von Schulen (PES), Corona-Aufholprogramm, Sommer- und Herbstschule, verstärkte organisatorische Inanspruchnahme aufgrund der Vielzahl von Anfragen Dritter zu den an Schulen vorgesehenen Maßnahmen zur Bekämpfung der Corona-Pandemie, das Bewältigen der Hochwasserkatastrophe und durch die Pandemie zu überwindende Erschwernisse im Einstellungsverfahren) absehbar nicht möglich ist. Auch stehen der ADD keine entsprechenden Personalressourcen im Organisationsbereich zur Verfügung. Sie beabsichtigt deshalb, eine solche Untersuchung an einen externen Dienstleister zu vergeben. Dabei werden auch Wirtschaftlichkeitsaspekte beachtet. Von der externen Begutachtung wird zudem eine breitere Akzeptanz der Feststellungen erwartet.

Zu Buchstabe b):

Es ist vorgesehen, zur Steigerung der Effizienz zukünftig am Standort Trier montag- und dienstagvormittags, mittwoch- und donnerstagnachmittags, sowie freitags Sprechzeiten einzuführen. Die Anrufbeantworter der Telefone werden entsprechend besprochen und Anrufende über die Sprechzeiten informiert. Die Möglichkeit für Anrufende, Nachrichten auf dem Anrufbeantworter zu hinterlassen, wird deaktiviert, da das Nachbearbeiten der dort aufgezeichneten Aufträge bzw. Anfragen zu zusätzlichem Arbeitsaufwand führt, der das angestrebte Ziel konterkariert.

Zu Buchstabe c):

Diese Forderung wurde bereits mehrfach und jüngst nochmals unter Berücksichtigung der Hinweise des Rechnungshofs durch die ADD geprüft, diskutiert und letztlich verworfen, da eine solche Zentralisierung dazu führt, dass zwei Teams entstehen, die dann jeweils ungleichmäßig ausgelastet sind. Zu Spitzenzeiten im Einstellungsgeschäft müsste das „Team Beschäftigte“ durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des „Teams Beamte“ unterstützt werden. Die mit der Trennung angestrebte Spezialisierung wäre damit hinfällig, da das Wissen auf dem Gebiet des Arbeits- und Tarifrechts gleichwohl in beiden Teams vorgehalten werden müsste.

Zu Buchstabe d):

Zur nachhaltigen Bewältigung der Corona Pandemie wurden erhebliche Mittel für den Abschluss befristeter Verträge an Schulen zusätzlich zur Verfügung gestellt. Zudem wurde auch das sogenannte PES-Budget um 8 Mio. EUR, mit dem Schulen eigenverantwortlich zusätzliches Personal einstellen können, verstärkt. Schulen, die am PES teilnehmen, können damit flexibel reagieren, wenn aufgrund von Corona zusätzlicher Bedarf entsteht. Zur Förderung von Schülerinnen und Schülern an öffentlichen Schulen über das PES-Portal im Rahmen des Corona-Aufholprogramms stehen darüber hinaus jeweils 10 Mio. EUR für die Schuljahre 2021/2022 und 2022/2023 zur Verfügung. Alle PES-Schulen haben so die Möglichkeit, in Absprache mit der ADD, zusätzliches Personal für die Förderung von Schülerinnen und Schülern einzustellen.

Erste Rückmeldungen kleinerer Grundschulen, die nicht zu eigenständigen PES-Schulen werden, aber am Verbundsystem teilnehmen, haben ergeben, dass die Maßnahme begrüßt wird. Eine Evaluation ist – auch mit Blick auf eine mögliche Ausweitung für anderweitige Vertretungen im Rahmen von PES – nach Ablauf eines Jahres, in dem Schulen und ADD Erfahrungen sammeln konnten, vorgesehen. Die Schulen sollen hierzu Anfang 2022 befragt werden. Ergebnisse werden voraussichtlich im März/April 2022 vorliegen.

Zu Buchstabe e):

Die Zentralisierung administrativer Tätigkeiten im Zusammenhang mit den Funktionsstellenbesetzungen an sich und die Überführung der Aufgabe in einen zu bildenden Expertenpool wird von einer zu beauftragenden Arbeitsgruppe geprüft. Damit stellt sich die Frage einer zentralisierten Lösung nicht nur innerhalb eines Referats, sondern auch innerhalb eines Standorts oder gar standortübergreifend. Bei der Bildung eines Expertenpools für diese Aufgabe handelt es sich insoweit um einen Paradigmenwechsel, als die Funktionsstellenbesetzungsverfahren bislang immer trennscharf entlang der schulfachlichen Zuständigkeit wahrgenommen werden. Die Personalvertretung wird eingebunden. Die Einrichtung von Expertenpools ist ein permanenter Prüfprozess. Zu bestimmten Aufgabengebieten sind diese bereits implementiert, wie beispielsweise Sprachförderung, Nichtschülerprüfungen, Berufs- und Studienorientierung. Das Verfahren zur Prüfung der vorläufigen Gliederungspläne wird eine völlig veränderte Strukturierung erhalten, da aktuell ein neues Instrument, das Schulverwaltungsprogramm (edoo.sys RLP), implementiert wird. Der erste Prüfdurchlauf im kommenden Frühjahr wird auch dazu genutzt werden, die Verteilung der Aufgabenwahrnehmung zwischen Referenten- und Sachbearbeiterebene zu klären.

Zur Einführung landesweit verwendbarer Standardtexte wurde für die Schulfachreferate eine allgemein zugängliche elektronische Plattform implementiert. Der Prozess zur koordinierten Einstellung von referatsübergreifenden Standardtexten wird aktuell eingeleitet.

Zu Buchstabe f):

Der hohen Arbeitsbelastung wegen (u. a. infolge der Corona-Pandemie, des Vollzugs des Corona-Aufholpakets, der Hochwasserkatastrophe im nördlichen Rheinland-Pfalz und der Neueinführung des Verfahrens zur Prüfung der Schulstatistik edoo.sys RLP) war es bislang nicht möglich, die Arbeitsgruppe zu berufen. Dies soll aber alsbald erfolgen."

Die Landesregierung hat dem Landtag wie folgt berichtet (Drucksache 18/3200 S. 30):

Zu Buchstabe a):

Die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion (ADD) beabsichtigt, zur Durchführung der geforderten Organisationsuntersuchung zwei entsprechend qualifizierte Mitarbeitende einzustellen. Es wird mit einem Untersuchungszeitraum von zwei Jahren gerechnet. Derzeit sind die Vorbereitungen für die Stellenausschreibung mit Erstellung der Stellenbeschreibung und -bewertung im Gange.

Zu Buchstabe b):

Die im Schlussbericht der Landesregierung avisierte Zusage muss nach eingehender, nochmaliger Prüfung insoweit relativiert werden, als im Sinne des Dienstleistungsgedankens doch von der Festlegung von Erreichbarkeitszeiten abgesehen wird. Die Kommunikation mit Lehrkräften erfolgt sehr oft telefonisch und besonders dann, wenn Lehrkräfte zwischen Unterrichtsstunden Freistunden haben und diese nutzen möchten, um persönliche Anliegen zu klären. Aus Sicht der ADD sollten diese zeitlich sehr individuellen Kontaktaufnahmen nicht durch Sprechzeiten erschwert werden, zumal sich gezeigt hat, dass das Einrichten von Sprechzeiten zu erheblichem Unmut führen kann und damit dem "Standing" der Behörde nicht zuträglich ist.

Allerdings wird auch in der ADD die Notwendigkeit gesehen, einzelne Aufgaben in zeitlichem Zusammenhang abarbeiten zu können. Vor allem zu den Einstellungsterminen kann durchaus das Bedürfnis bestehen, das Telefonaufkommen zu minimieren. Es wurde daher die Option eröffnet, dass die Mitarbeitenden in eigener Verantwortung bei Bedarf Sprechzeiten einrichten können. Sollte diese Einschränkung nicht ausreichen, werden weitergehende Überlegungen - stets unter Berücksichtigung des Servicegedankens - angestellt werden.

Zu Buchstabe d):

Insgesamt haben 541 Schulen als angeschlossene Schulen am Verbundsystem teilgenommen und wurden von 235 PES-Schulen bei der Regulierung ihrer Bedarfe unterstützt. An der Evaluation haben sich 445 angeschlossene Schulen und 218 PES-Schulen beteiligt. Im Ergebnis wurde von den Schulen zurückgemeldet, dass das Verfahren gut funktioniert habe. Das Verbundsystem wird daher zur Bewältigung der Corona-Pandemie und der Teilhabe am Corona-Aufholprogramm beibehalten. Die Landesregierung prüft derzeit darüber hinaus eine schrittweise Ausweitung für anderweitige Vertretungen im Rahmen von PES.

Zu Buchstabe e):

Derzeit konstituiert sich innerhalb der ADD eine Arbeitsgruppe, die zur Aufgabe hat, Fragen der Durchführung und Gestaltung von Funktionsstellenbesetzungsverfahren grundsätzlich zu klären (AG Funktionsstellenkompendium). Diese erhält nun auch den Auftrag zur Abarbeitung der Prüfungsfeststellungen zu diesem Themenbereich. Die Nutzung landesweit verwendbarer Standardtexte für die Schulfachreferate und die Optimierung weiterer Geschäftsabläufe (Expertenpools) werden verstärkt im Prozess der Einführung der E-Akte in der ADD aufgegriffen. Dies deckt sich auch zeitlich, da nunmehr die Vorbereitungsphase zur Einführung der E-Akte unter Einbindung der Fachabteilungen in der ADD begonnen hat.

Zu Buchstabe f):

Zur Optimierung des Verfahrens zur Feststellung des sonderpädagogischen Förderbedarfs wurde eine Neuaufstellung des Gutachtenportals in Auftrag gegeben. In diesem Kontext werden auch die vom Rechnungshof aufgegriffenen Arbeitsabläufe in der Abteilung 3 der ADD analysiert und abgestimmt."

Der Haushalts- und Finanzausschuss hat auf der Grundlage des Vor­schlags der Rechnungsprüfungskommission dem Landtag empfohlen, die Landesregierung aufzufordern, "über die Ergebnisse

– der Untersuchungen zum Personalbedarf für die Personalverwaltung,
– der Prüfung zur Ausweitung der Einbeziehung kleiner Grundschulen am Personalmanagement im Rahmen Erweiterter Selbstständigkeit von Schulen für anderweitige Vertretungen und
– der Optimierung des Verfahrens zur Feststellung des sonderpädagogischen Förderbedarfs"

möglichst bald zu berichten (Drucksache 18/4302 S. 21).

Der Landtag hat diesen Beschluss im November 2022 gefasst.

Die Landesregierung hat dem Landtag wie folgt berichtet (Drucksache 18/5310 S. 33)

"Erster Spiegelstrich:

Zur Durchführung der geforderten Organisationsuntersuchung wurden zwei Stellen zur befristeten Einstellung von Fachpersonal mit dem Schwerpunkt Controlling zur Verfügung gestellt. Eine Stelle konnte zum 1. August 2022 besetzt werden. Für die zweite Stelle wird derzeit das dritte Ausschreibungsverfahren durchgeführt und eine Besetzung steht noch aus. Ungeachtet dessen ist die Organisationsuntersuchung durch interne Unterstützung innerhalb der Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion (ADD) im August 2022 gestartet. Der Fokus liegt auf dem Erhebungszeitraum der beiden Einstellungstermine Februar und August 2023, um die jährliche Zeit der Höchstbelastung des Referats 31 wie auch im Vergleich dazu die Belastung im Regelbetrieb erheben und untersuchen zu können. Die Organisationsuntersuchung wird anhand einer sog. Meilensteinplanung vorgenommen. Über den Fortschritt wird berichtet.

Zweiter Spiegelstrich:

Das Ministerium für Bildung hat die Ausweitung des Personalmanagements im Rahmen erweiterter Selbstständigkeit von Schulen (PES) auf kleine Grundschulen in mehreren Schritten und zunächst befristet bis zum Ende des Schuljahres 2027/2028 vorgesehen. Im Laufe des Schuljahres 2022/2023 soll allen Grundschulen ab acht zu bildenden Klassen angeboten werden, eigenständige PES-Schulen zu werden. Dies betrifft ca. 100 Schulen. Ab dem Schuljahr 2023/2024 sollen alle Schulen mit sechs oder mehr zu bildenden Klassen eigenständige PES-Schulen werden können. Die Teilhabe von Grundschulen mit weniger als sechs zu bildenden Klassen im Rahmen eines Verbundsystems ist ebenfalls ab dem Schuljahr 2023/2024 in zwei Schritten vorgesehen.

Dritter Spiegelstrich:

Die ADD hat zur Optimierung des Verfahrens zur Feststellung des sonderpädagogischen Förderbedarfs die Abläufe innerhalb der Schulabteilung unter Berücksichtigung der Anregungen des Rechnungshofs überprüft und konkrete Maßnahmen wie beispielsweise Neustrukturierung des Prozesses, angepasste Rollenzuweisungen, Vereinheitlichung der Eröffnung des Gutachtens, automationsgestützte Bescheiderstellung erarbeitet. Die Umsetzung der Optimierungsvorschläge ist dabei eng an die Neu-programmierung des Gutachtenportals gebunden. In dem zukünftigen Portal (SoFI-online), das hierzu entwickelt wird – derzeit werden die Anforderungen definiert –, soll das Verfahren abgebildet werden. Im Frühjahr 2023 sollen ausgewählte Beispiele über das neue Portal abgewickelt werden und ab Februar 2024 soll sodann das alte Portal komplett abgelöst sein.
Die Entscheidung, ob sonderpädagogischer Förderbedarf vorliegt oder nicht, gehört in die fachliche Zuständigkeit von Referat 34 und wird zukünftig ausschließlich dort getroffen. Eine Beteiligung der Schulaufsichtsbeamtinnen und -beamten der Referate Grund-, Realschulen plus sowie Gymnasien/Integrierte Gesamtschulen wird bei Bedarf in Form einer kollegialen fachlichen Beratung im begründeten Einzelfall erfolgen. Die Prüfung der Frage, ob im konkreten Einzelfall alle Möglichkeiten der individuellen Förderung durch die Regelschule ausgeschöpft wurden, soll zukünftig unter Einbindung der zuständigen Schulfachreferate vor der Erstellung des sonderpädagogischen Gutachtens erfolgen.

Der neue Verfahrensablauf wird sich wie folgt darstellen:

1. Anhörung der Eltern durch die Regelschule zur Erstellung des Gutachtens; Einbindung des Regelschulreferats nur in strittigen Fällen;
2. Übersendung des Antrags der Regelschule an die Förderschule, Entscheidung über Annahme und Erstellung des Gutachtens anhand eines Kriterienkatalogs; nur in strittigen Fällen Einbindung des Regelschulreferats;
3. Erstellung des Gutachtens durch Förderschullehrkraft;
4. Sichtung durch Schulleitung der Förderschule, ggf. Überarbeitung;
5. Entscheidung über sonderpädagogischen Förderbedarf durch Referat 34;
6. Sichtung durch Schulleitung der Förderschule, ggf. Überarbeitung; 
7. Zuweisung und Bescheidung durch Referat 34."

Die Landesregierung hat dem Landtag wie folgt berichtet (Drucksache 18/6307 S. 36):

"Erster Spiegelstrich:
Die zur befristeten Einstellung von Fachpersonal mit dem Schwerpunkt Controlling zur Verfügung gestellten zwei Stellen konnten inzwischen vollständig besetzt werden. Der Ablauf der Organisationsuntersuchung teilt sich in eine Vor- und Hauptuntersuchung ein. Der derzeitige Stand der Voruntersuchung entspricht der zeitlichen Projektplanung, sodass die Hauptuntersuchung voraussichtlich Anfang Juni 2023 planmäßig beginnen kann. Alle wesentlichen Geschäftsprozesse werden hinsichtlich ihrer Optimierungsmöglichkeiten untersucht und fortgeschrieben. Die Zusammenarbeit zwischen der Arbeitsgruppe der Organisationsuntersuchung und dem Referat 31 ist durch eine gute Kooperation gekennzeichnet und regelmäßige Besprechungen erhöhen die Akzeptanz der Untersuchung. Die Personalräte, die Gleichstellungsbeauftragte sowie die Schwerbehindertenvertretung werden fortlaufend über den aktuellen Sachstand unterrichtet.

Dritter Spiegelstrich:
Der Fortgang der Optimierung des Verfahrens zur Feststellung des sonderpädagogischen Förderbedarfs erfolgt aktuell durch die technische Umsetzung neuer Portallösungen durch das zuständige SVP-Team (EDV-Schulverwaltungsprogramm edoo.sys) im Ministerium für Bildung.

Nach der Programmierung sind interne Testungen vorgesehen und im Herbst 2023 soll sodann das neue Verfahren mit einer Kontrollgruppe an Förderschulen an den Start gehen.

Der neue Verfahrensablauf „Feststellung sonderpädagogischer Förderbedarf“ wird sich wie folgt darstellen: Im Vorfeld der Meldung zur Überprüfung zur Feststellung des sonderpädagogischen Förderbedarfs ist eine Beratung im Förder- und Beratungszentrum (FBZ) der meldenden Schule erforderlich, welche die Frage beantworten soll, ob es sich bei den Problemen des zu meldenden Kindes um sonderpädagogischen Förderbedarf handelt. Dies findet in den Kreisen statt, in denen ein FBZ eingerichtet ist.

Danach gilt folgender Ablauf:

1. Anhörung der Eltern durch die Regelschule zur Erstellung des Gutachtens; Einbindung des Regelschulreferats nur in strittigen Fällen;
2. Übersendung des Antrags der Regelschule an die Förderschule, Entscheidung über Annahme und Erstellung des Gutachtens anhand eines Kriterienkatalogs; nur in strittigen Fällen Einbindung des Regelschulreferats;
3. Erstellung des Gutachtens durch eine Förderschullehrkraft;
4. erste Sichtung des Gutachtens durch die Schulleitung der Förderschule und Auswahl des Förderschwerpunkts, ggf. Überarbeitung, Übersendung an Referat 34 mit Freitextfeld;
5. Entscheidung über den sonderpädagogischen Förderbedarf durch Referat 34 (Feststellung Förderbedarf mit Auswahlbox „Förderschwerpunkt/kein Förderbedarf/oder Überarbeitung erbeten“ mit Freitextfeld (dann zurück an Förderschule);
6. Eröffnung und Anhörung der Eltern durch die Leitung der Förderschule; Ausübung des Wahlrechtes bezüglich Förderort durch Eltern
   a) Eltern sind einverstanden mit der Gutachtenempfehlung und wählen den Förderort SPS oder FOS. Weiterleitung des Gutachtens zwecks Entscheidung und Bescheidung; bei Wahl Förderort SPS -> an Regelschulreferat 33, 35 oder 37, bei Wahl Förderort FöS -> an Referat 34,
   b) Widerspruch gegen Förderbedarf wird von Referat 34 bearbeitet;
7. Bescheiderstellung: Bescheide werden mittels Gutachtenportal elektronisch erstellt; sie ergehen als digitaler Bescheid per EpoS-Mail an betroffene Schulen sowie als Papierfassung an Erziehungsberechtigte sowie Sachkostenträger und ggf. Jugendamt."

Der Haushalts- und Finanzausschuss hat auf der Grundlage des Vorschlags der Rechnungsprüfungskommission dem Landtag empfohlen, die Landesregierung aufzufordern, "über die Ergebnisse der Untersuchungen zum Personalbedarf für die Personalverwaltung" möglichst bald zu berichten (Drucksache 18/7526 S. 19).

Der Landtag hat diesen Beschluss im September 2023 gefasst.

Die Landesregierung hat dem Landtag wie folgt berichtet (Drucksache 18/8603 S. 35):

"Die Organisationsuntersuchung wird gemäß der selbst auferlegten Meilensteinplanung durch die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion termingerecht durchgeführt. Die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion hat darauf hingewiesen, dass sie seit der Prüfung des Rechnungshofs Aufgabenzuwächse erfahren habe, die sich bedarfssteigernd bei der Organisationsuntersuchung auswirken würden. Es handele sich im Wesentlichen um aufwachsende Personalfallzahlen aufgrund von Planstellen- und Stellenzugängen, Erweiterung von Vertragsgestaltungen beim Personalmanagement im Rahmen erweiterter Selbstständigkeit von Schulen (PES) sowie die Ausweitung von PES auf kleinere Grundschulen, Abwicklung von weiteren Programmen über e-Schule 24 (insbesondere Programm Aufholen nach Corona und Folgemaßnahmen, Ukraine - Hotspot zur Einstellung geeigneter ukrainische Lehrkräfte)."

Der Haushalts- und Finanzausschuss hat auf der Grundlage des Vorschlags der Rechnungsprüfungskommission dem Landtag empfohlen, die Landesregierung aufzufordern, "über die Ergebnisse der Untersuchungen zum Personalbedarf für die Personalverwaltung" möglichst bald zu berichten (Drucksache 18/10344 S. 19)."

Der Landtag hat diesen Beschluss im September 2024 gefasst.