Jahresbericht 2025, Nr. 8 - Stellenbesetzungsverfahren beim Ministerium für Familie, Frauen, Kultur und Integration
- Mängel bei Einstellungs- und Beförderungsverfahren und bei Höhergruppierungen -
Wesentliches Ergebnis der Prüfung
Die Einstellungsverfahren beim Ministerium wiesen Defizite auf:
- In den Stellenausschreibungen wurde nicht immer zwischen zwingenden und fakultativen Anforderungen an die Bewerberinnen und Bewerber unterschieden. Es fehlten ganz überwiegend Mindestvorgaben für die Leistungen und Befähigungen, wie zum Beispiel Mindestnoten. Dies erschwerte die gebotene Bestenauslese.
- Die Durchführung der Stellenbesetzungsverfahren und die Dokumentation der Auswahlentscheidungen genügten größtenteils nicht den rechtlichen Anforderungen.
- Der Beurteilung des Leistungsstands der Bewerberinnen und Bewerber lagen nicht immer aktuelle dienstliche Beurteilungen oder Arbeitszeugnisse zugrunde. Es war auch nicht erkennbar, welches Gewicht Beurteilungen oder Arbeitszeugnissen bei der Auswahlentscheidung zukam.
Regelbeurteilungen waren als Grundlage für die Beförderungen von Beamtinnen und Beamten nicht vorgesehen. In den Anlassbeurteilungen der jährlichen Beförderungsverfahren 2019 bis 2023 erreichten bis zu 100 % der Beurteilten die zweithöchste Bewertungsstufe. Die erforderlichen Binnendifferenzierungen entsprachen weder den Beurteilungsgrundsätzen des Ministeriums noch den Anforderungen der Rechtsprechung. Die Beurteilungen waren daher als Grundlage für die Vergabe von Beförderungsstellen ungeeignet.
Für Tarifbeschäftigte wurden die gebotenen Arbeitsplatzbeschreibungen weder bei der Neueinstellung noch bei der Höhergruppierung erstellt. In der Folge war nicht erkennbar, ob die tariflichen Voraussetzungen für die vorgenommenen Eingruppierungen vorlagen.
Tarifbeschäftigte wurden bis 2020 in die jährlichen Beförderungsverfahren für Beamtinnen und Beamte einbezogen. Sie wurden teilweise höhergruppiert, ohne dass die tarifrechtlich gebotene Übertragung einer höherwertigen Tätigkeit vorlag.
Forderungen des Rechnungshofs · Stellungnahmen der Landesregierung · Parlamentarische Behandlung
(Teilziffer 3 des Jahresberichtsbeitrags)
3.1 Zu den nachstehenden Forderungen wurden die gebotenen Folgerungen bereits gezogen oder eingeleitet:
Der Rechnungshof hatte gefordert,
a) im Anforderungsprofil der Stellenausschreibungen eindeutig zwischen konstitutiven und fakultativen Merkmalen zu unterscheiden,
b) konstitutive und fakultative Anforderungsmerkmale in den Anforderungsprofilen der Stellenausschreibungen künftig mit Mindestanforderungen für Leistungen und Befähigungen, wie beispielsweise Mindestnoten, zu verbinden,
c) sicherzustellen, dass die Durchführung der Auswahlverfahren und die Dokumentation der Auswahlentscheidungen nach einheitlichen Standards erfolgen und den rechtlichen Vorgaben entsprechen,
d) zur Ermittlung des Leistungsstandards konkurrierender Bewerberinnen und Bewerber in erster Linie auf möglichst aktuelle dienstliche Beurteilungen oder Arbeitszeugnisse zurückzugreifen sowie Beurteilungen interner und externer Bewerberinnen und Bewerber möglichst kompatibel zu machen und dies nachvollziehbar zu dokumentieren,
e) sicherzustellen, dass die Erforderlichkeit einer Stellenbesetzung vor Einleitung des Stellenbesetzungsverfahrens nachvollziehbar geprüft wird,
f) zur Wahrung des Leistungsprinzips Regelbeurteilungen als Grundlage für die Auswahlentscheidungen vorzusehen und Anlassbeurteilungen auf Ausnahmefälle zu beschränken sowie die geltenden Beurteilungsgrundsätze des Ministeriums entsprechend anzupassen,
g) sicherzustellen, dass Beurteilungen als Grundlage von Auswahlentscheidungen hinreichend differenziert werden und die von der Rechtsprechung entwickelten Grundsätze beachtet werden,
h) Arbeitsplatzbeschreibungen für neu eingestellte und höhergruppierte Tarifbeschäftigte zu erstellen, die Eingruppierungen auf der Grundlage der Arbeitsplatzbeschreibungen zu überprüfen, fehlerhafte Eingruppierungen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten zu korrigieren und überzahlte Beträge zurückzufordern,
i) die Eingruppierungen der von 2018 bis 2020 im Rahmen der jährlichen Beförderungskampagnen höhergruppierten Tarifbeschäftigten zu überprüfen, fehlerhafte Eingruppierungen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten zu korrigieren und überzahlte Beträge zurückzufordern.
3.2 Folgende Forderung ist nicht erledigt:
Der Rechnungshof hat gefordert, über die Ergebnisse der eingeleiteten Maßnahmen zu Nr. 3.1 Buchstaben c, f, h und i zu berichten.
Die Landesregierung hat für das Entlastungsverfahren zu dem Beitrag folgende Stellungnahme abgegeben (Drucksache 18/12123 S. 13):
"Zu Ziffer 3.2 i.V.m. Ziffer 3.1 c):
Das Ministerium für Familie, Frauen, Kultur und Integration (MFFKI) hat die seit 2023 verwendeten standardisierten Gesprächsleitfäden inzwischen zu sog. strukturierten Einschätzungsbögen für das Vorstellungsgespräch weiterentwickelt und nutzt diese mittlerweile durchgängig für Stellenbesetzungsverfahren. Diese Einschätzungsbögen werden von allen an den Auswahlgesprächen Teilnehmenden verwendet, um die Herleitung der Auswahlentscheidung nachvollziehbar machen zu können. Damit einher gehen die durchgängige Erstellung von einzelfallbezogenen Auswahlvermerken betreffend die Auswahl der Bewerberinnen und Bewerber für die Durchführung von Vorstellungsgesprächen sowie detaillierte Entscheidungsvermerke zur Besetzung einer Stelle, um einen einheitlichen Standard im jeweiligen Stellenbesetzungsverfahren zu gewährleisten.
Zu Ziffer 3.2 i.V.m Ziffer 3.1 f):
Vor dem Hintergrund des Urteils des Bundesverwaltungsgerichts vom 7. Juli 2021 - 2 C 2/21 - und nachdem die gesetzlichen Rechtsgrundlagen für ein einheitliches Beurteilungssystem geschaffen worden sind, werden ab Mitte des Jahres 2025 in der Landesverwaltung Regelbeurteilungen für Beamtinnen und Beamte eingeführt, so auch im MFFKI. Auf diese Weise wird eine Durchgängigkeit in der Betrachtung der Leistungen, wie auch der jeweiligen Eignung und Befähigung der Beamtinnen und Beamten bewirkt werden, was u. a. im Rahmen von Beförderungsmaßnahmen von besonderer Relevanz ist. Im Rahmen der Umsetzung im MFFKI werden mit Blick auf die weitestgehende Vereinheitlichung der Beurteilungsgrundsätze innerhalb der Landesverwaltung die bisher im MFFKI geltenden Beurteilungsgrundsätze entsprechend angepasst.
Zu Ziffer 3.2 i.V.m. Ziffer 3.1 h):
Das MFFKI setzt weiterhin konsequent die Vorgabe des Rechnungshofs um, für neu eingestellte Beschäftigte Arbeitsplatzbeschreibungen zu erstellen und darauf basierend die tarifrechtliche Eingruppierung zu prüfen. Damit geht einher, dass inzwischen für mit Tarifbeschäftigten neu- oder nachzubesetzende Stellen Stellenbeschreibungen erstellt und darauf basierende Eingruppierungsprüfungen vorgenommen werden. Gleiches gilt für die Bearbeitung von Anträgen auf Prüfung der tariflichen Eingruppierung mit dem Ziel einer etwaigen Höhergruppierung. Ebenso ist vorgesehen, Höhergruppierungen der Vergangenheit einschließlich etwaiger Rückforderungsoptionen anlassbezogen zu überprüfen.
Um den mit den vorgenannten Punkten einhergehenden Mehraufwand unter gleichzeitiger Berücksichtigung der Belange der Dienststelle an einer effizienten Prozessumsetzung Rechnung tragen zu können, werden derzeit Maßnahmen in die Wege geleitet, um eine höhere Anzahl tarifrechtlicher Eingruppierungsvorgänge bearbeiten zu können. So werden zurzeit Prozesse angestoßen, um Unterstützungsleistungen bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen sowie tarifrechtliche Eingruppierungsprüfungen auch durch einen externen Dienstleister vornehmen zu lassen.
Zu Ziffer 3.2 i.V.m. Ziffer 3.1 i):
Die Eingruppierungen der im Rahmen der jährlichen Beförderungskampagne von 2018 bis einschließlich 2020 höhergruppierten Tarifbeschäftigten im MFFKI einschließlich etwaiger Rückforderungsoptionen wurden bereits in Teilen überprüft. Die noch ausstehenden Prüfungen der Höhergruppierungen im Zeitraum 2018 bis 2020 werden unter Inanspruchnahme des externen Dienstleisters (vgl. zu Ziffer 3.1 h)) vorgenommen. Dem Rechnungshof wird zu gegebenem Zeitpunkt über die hierbei gewonnenen Ergebnisse Bericht erstattet."