Jahresbericht 2023, Nr. 14 - Instandsetzungen, kleinere Baumaßnahmen, Bauunterhaltung sowie Energie- und Klimaschutzmanagement an der Johannes Gutenberg-Universität Mainz

- Vergaberecht beachten, Energiemanagement weiterentwickeln, Beitrag zum Klimaschutz konkretisieren -

Wesentliches Ergebnis der Prüfung

Die Universität vergab oftmals Aufträge ohne ausreichende Begründung freihändig. Erforderliche Vergleichsangebote holte sie vielfach nicht ein. Zudem erteilte sie auf Grundlage von Rahmenvereinbarungen Einzelaufträge, die eines gesonderten Vergabeverfahrens bedurft hätten.

Vergabeverfahren waren nicht immer ausreichend dokumentiert.

In Einzelfällen wurden Rechnungen über Stundenlohnarbeiten beglichen, ohne dass die erforderlichen Nachweise vorlagen.

Die Universität nahm die Aufgaben des Energiemanagements weder fachlich noch organisatorisch hinreichend wahr.

Sie hatte keine verbindlichen Konzeptionen, Handlungsempfehlungen und Meilen­steine entwickelt, um zur angestrebten Klimaneutralität der Landesverwaltung bei­zutragen.

Forderungen des Rechnungshofs · Stellungnahmen der Landesregierung · Parlamentarische Behandlung

(Teilziffer 3 des Jahresberichtsbeitrags)

3.1 Zu den nachstehenden Forderungen wurden die gebotenen Folgerungen bereits gezogen oder eingeleitet:

Der Rechnungshof hatte gefordert,

a) Leistungen öffentlich oder beschränkt auszuschreiben, falls die Voraussetzungen für Freihändige Vergaben nicht vorliegen,

b) bei Freihändigen Vergaben mehrere Angebote einzuholen,

c) Vergabeverfahren vollständig zu dokumentieren,

d) Abrechnungen über Stundenlohnarbeiten nur bei Vorliegen und nach Prüfung entsprechender Nachweise zu bezahlen,

e) auf der Grundlage von Rahmenvereinbarungen nur solche Aufträge zu erteilen, deren Schätzwert 20.000 € netto nicht übersteigt und deren Leistungen Gegenstand des jeweiligen Rahmenvertrags sind,

f) Erkenntnisse des EU-Forschungsprojekts „Quest“ umzusetzen, soweit sich diese Maßnahmen wirtschaftlich realisieren lassen.

3.2 Folgende Forderungen sind nicht erledigt:

Der Rechnungshof hat gefordert,

a) ein Energiemanagement zu etablieren, das unter anderem die Aufgabenfelder Energiekonzept, Optimierung der Betriebsführung und der Nutzung technischer Anlagen sowie Berichtswesen und Controlling ausreichend abdeckt,

b) Konzeptionen zu einem verbindlichem „Klimaschutzpapier“ aufzustellen, konkrete Handlungsempfehlungen mit Zwischenzielen festzulegen und mit der Umsetzung von Maßnahmen zu beginnen,

c) über den Stand und das Ergebnis der eingeleiteten Maßnahmen zu Nr. 3.1 Buchstaben e und f zu berichten.

Die Landesregierung hat für das Entlastungsverfahren zu dem Beitrag folgende Stellungnahme abgegeben (Drucksache 18/6307 S. 22):

"Zu Ziffer 3.2 a):
Aktuell werden die relevanten Informationen für die Etablierung eines Energiemanagements gesichtet und die technischen Voraussetzungen für eine Teilnahme am Regelenergiemarkt in Abstimmung mit dem Übertragungsnetzbetreiber geprüft. Auf dieser Grundlage soll dann ein Konzept des Lastenmanagements entwickelt werden.

Die Johannes Gutenberg-Universität (JGU) strebt an, dieses Projekt zeitnah umzusetzen. Die vorgenannten Überlegungen stehen allerdings noch am Anfang und bedürfen einiger Umsetzungsanstrengungen. Aufgrund der Komplexität des Themas ist es zurzeit nicht möglich, einen konkreten Umsetzungszeitplan zu nennen.

Zu Ziffer 3.2 b):
Im Zuge der Umsetzung des Landesvorhabens „Klimaneutrales Rheinland-Pfalz“ und der daraus abzuleitenden Handlungsfelder wird entsprechend der von der interministeriellen Projektgruppe avisierten Maßnahmen mit den Hochschulen in Arbeitsgruppen ein Verfahrensplan erarbeitet, der auch Zwischenziele neben dem jährlichen Treibhausgas-Monitoring beinhaltet.

Die Arbeitsgruppensitzungen werden dabei mit weiteren wichtigen Akteuren im Kontext des Vorhabens „Klimaneutrales Rheinland-Pfalz“ stattfinden. Ein Zeitplan konnte noch nicht finalisiert werden.

Zu Ziffer 3.2 c) i.V.m. Ziffer 3.1 e):
Zum aktuellen Sachstand hat die JGU mitgeteilt, dass die neue Dienstanweisung „Vergabe“ neben dem Vergaberecht auch die Prozesse der Bearbeitung und Dokumentation regeln werde. Dies habe sich für die vielfältigen Fachlichkeiten des Dezernats Bau- und Liegenschaftsmanagement als langwieriger als erwartet herausgestellt, zumal die Abhängigkeiten zur CAFM-Software richtig abgebildet werden müssten. Mit der Finalisierung und Veröffentlichung der neuen Dienstanweisung sei daher erst in der zweiten Hälfte dieses Jahres zu rechnen.

Unabhängig davon werde die Einhaltung der Obergrenzen für Auftragserteilungen auf Grundlage von Rahmenverträgen mit einer explizit hierauf abstellenden neuen Dienstanweisung sichergestellt.

Zu Ziffer 3.2 c) i.V.m. Ziffer 3.1 f):
Die aus dem EU-Forschungsprojekt „Quest“ hervorgegangenen umfangreichen Empfehlungen müssen vor einer Entscheidung zur Umsetzung vor dem Hintergrund der Anforderungen insbesondere des diversen wissenschaftlichen Bereichs beurteilt werden. Das Dezernat Bau- und Liegenschaftsmanagement der JGU will sich zum Ende dieses Jahres einen Überblick verschafft haben, der qualifizierte Aussagen und eine Priorisierung ermöglicht."

Der Rechnungshof nimmt bei Bedarf zum Bericht der Landesregierung Stellung.

Zu Ziffer 3.2 a:

Zur Stellungnahme der Landesregierung zur Forderung, ein Energiemanagement zu etablieren, das unter anderem die Aufgabenfelder Energiekonzept, Optimierung der Betriebsführung und der Nutzung technischer Anlagen sowie Berichtswesen und Controlling ausreichend abdeckt, bemerkt der Rechnungshof, dass er die Ausführungen hinsichtlich der inhaltlichen Ziele und der zeitlichen Prognose für nicht ausreichend hält.

Zu Ziffer 3.2 b:

Zur Stellungnahme der Landesregierung zur Forderung, Konzeptionen zu einem verbindlichen „Klimaschutzpapier“ aufzustellen, konkrete Handlungsempfehlungen mit Zwischenzielen festzulegen und mit der Umsetzung von Maßnahmen zu beginnen, bemerkt der Rechnungshof:

Die Ausführungen der Landesregierung lassen kein stringentes Handeln der Beteiligten hinsichtlich klimaschützender Maßnahmen erkennen.

Die Aufstellung des nun von der interministeriellen Projektgruppe zu erarbeitenden Verfahrensplans mit Zwischenzielen ist lange überfällig: Als eine der Landesliegenschaften mit den größten CO2-Emissionen hätte die Universität nach Verabschiedung des Landesklimaschutzgesetzes vor neun Jahren eine Analyse erstellen und eine Klimaschutzstrategie entwickeln müssen. Handlungsfelder sind insbesondere die Gebäude im Hinblick auf deren Strom- und Wärmebedarf.

Der Haushalts- und Finanzausschuss hat auf der Grundlage des Vor­schlags der Rechnungsprüfungskommission dem Landtag folgenden Beschluss empfohlen (Drucksache 18/7526  S. 12):

"Es wird zustimmend zur Kenntnis genommen, dass die für die zweite Jahreshälfte 2023 angekündigte Dienstanweisung "Vergabe" der Johannes Gutenberg-Universität Mainz

a) neben dem Vergaberecht auch die Prozesse der Bearbeitung und Dokumentation regeln soll,

b) Dokumentationsmängel beheben soll,

c) die Vorgehensweise bezüglich der Abrechnung von Stundenlohnleistungen regeln soll.

Die Landesregierung wird aufgefordert,

a) darauf hinzuwirken, dass nunmehr zeitnah an der Universität ein umfassendes und wirksames Energiemanagement etabliert wird, das die Aufgabenfelder Energiekonzept, Optimierung der Betriebsführung und der Nutzung technischer Anlagen sowie Berichtswesen und Controlling abdeckt und hierüber zu berichten,

b) über die angekündigte Sichtung der Informationen sowie die angedachte Teilnahme am Regelenergiemarkt und über das Ergebnis weiterer eingeleiteter Maßnahmen zur Einführung des Energiemanagements zu berichten,

c) über das Ergebnis der von der Universität angestellten Überlegungen hinsichtlich des EU-Forschungsprojekts QUEST, die daraus abgeleiteten Maßnahmen und deren Priorisierung zu berichten,

d) im Hinblick auf das im Landesklimaschutzgesetz verankerte Ziel, die Landesverwaltung bis zum Jahr 2030 in der Gesamtbilanz klimaneutral zu organisieren, darauf hinzuwirken, dass die Universität

- nunmehr zeitnah Konzeptionen zu einem verbindlichen "Klimaschutzpapier" aufstellt,

- konkrete Handlungsempfehlungen mit Zwischenzielen festlegt,

- mit der Umsetzung von Maßnahmen beginnt,

- vorab über den Zeitplan zur Einführung eines wirksamen Klimaschutzes mit Meilensteinen und im Weiteren über das Ergebnis bereits eingeleiteter Maßnahmen als Beitrag zum Klimaschutz berichtet."

Der Landtag hat diesen Beschluss im September 2023 gefasst.

Die Landesregierung hat dem Landtag wie folgt berichtet (Drucksache 18/8603 S. 14):

"Zu Buchstaben a) und b):
An der Johannes Gutenberg-Universität Mainz (JGU) ist bereits seit 2011 ein Energiemanagement mit dem Ziel der Energieeinsparung etabliert. Die JGU plant, bis zum Ende des ersten Quartals 2024 ein formales Energiemanagementkonzept erarbeitet zu haben.
Nach wie vor sind im Energiemanagement der JGU derzeit nur 2,7 Vollzeitäquivalente tätig. Die JGU hofft aber, trotz der aktuellen Arbeitsmarktsituation innerhalb des ersten Quartals 2024 die noch bestehende Personalvakanz auffüllen zu können.
Zur Konzepterstellung gehört auch eine konkrete Abgrenzung der Aufgaben der JGU als Betreiber und des Landesbetriebs Liegenschafts- und Baubetreuung (LBB) als Eigentümer. Auf dieser Grundlage wird im Weiteren der notwendige Personalaufwand für die einzelnen Aufgaben kalkuliert und die Priorisierung unter Berücksichtigung des zur Verfügung stehenden Personals vorgenommen.
Zur Teilnahme am Regelenergiemarkt wurde zwischenzeitlich die Lastmenge ermittelt, welche einem Regelenergiemarkt grundsätzlich zur Verfügung gestellt werden kann. Die Anforderungen zur Teilnahme am Regelenergiemarkt werden mit dem Netzbetreiber abgestimmt.

Zu Buchstabe c):
Nach wie vor ist vorgesehen, die Bewertung der Ergebnisse aus dem Projekt „Quest“ abzuschließen sowie die Umsetzung einzelner Punkte zeitnah zu prüfen und zu priorisieren. Anfang 2024 soll somit ein Vorschlag zur Abarbeitung der Empfehlungen inkl. der dafür benötigten Personalressourcen erarbeitet werden.
Zur Umsetzung der Vielzahl von Empfehlungen sind jedoch auch die Durchführung und Koordination von Planungsleistungen eines TGA-Ingenieurs des Dezernats Bau- und Liegenschaftsmanagement notwendig; eine Priorisierung der Umsetzung einzelner Vorschläge kann daher im Rahmen der Personalplanung nur unter Berücksichtigung weiterer Bau- und Umbauprojekte erfolgen.

Zu Buchstabe d):
Die Landesregierung versteht die Aufgabe, die Landesverwaltung klimaneutral aufzustellen, als eine Gemeinschaftsaufgabe, die auch im Zusammenwirken der zuständigen Ministerien abgestimmt werden muss. Dieses anerkennend, wurde vom Ministerrat am 12. September 2023 der vom Ministerium der Finanzen (FM) vorgelegte „strategische Rahmen für klimaneutrale Landesliegenschaften“, die sog. „4+1-Strategie", beschlossen. Diese Strategie definiert Maßnahmen, um die Landesliegenschaften im Sinne des Klimaschutzgesetzes klimaneutral zu machen.
Diese Entscheidung ist eine wesentliche Voraussetzung, um bei den Hochschulen, die etwa die Hälfte der Landesliegenschaften nutzen, stringente Maßnahmen zu erarbeiten. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die avisierten Maßnahmen nicht allein durch die Hochschulen umzusetzen sind, sondern auch oder vor allem durch den LBB.
Hierzu sind zwischen FM und LBB zunächst die notwendigen Strukturen und Ziele für die Landesliegenschaften festzulegen, welche dann in Zusammenarbeit mit dem Ministerium für Wissenschaft und Gesundheit (MWG) und den Hochschulen standortbezogen priorisiert werden.
Inzwischen legt die 2020 durch die Kanzlerin gestartete und zu Beginn des Jahres 2022 erstmals dem Senat präsentierte Initiative „Auf dem Weg zur Nachhaltigkeit“ eine Klammer um sämtliche Maßnahmen, die zum nachhaltigen Betrieb des Campus beitragen, und ermöglicht so die strategische Steuerung.
Der Schwerpunkt liegt dabei auf der ökologischen Komponente der Nachhaltigkeit und hier speziell auf dem Klimaschutz durch Reduktion von Treibhausgas-Emission. Berücksichtigt werden dabei die Handlungsfelder technischer Betrieb, Bau und Campusgestaltung, Mobilität sowie Governance inklusive Einkauf und Beschaffung.
Während die Reduktion von Treibhausgasemissionen in allen Handlungsfeldern mit sinnvollen und durch die JGU eigenständig umsetzbaren technischen, organisatorischen und kommunikativen Maßnahmen verfolgt wird, erfolgt eine strategische Schwerpunktsetzung in den Bereichen, die die größten Emissionen verursachen und die größten Einsparpotenziale bergen. Dies sind mit erheblichem Abstand die Bereiche Stromverbrauch und Wärmeverbrauch, in anteilig vergleichsweise geringem Umfang direkte Emissionen flüchtiger Gase und Dienstreisen, die alle weitgehend durch die Infrastruktur der JGU als forschungsstarke, naturwissenschaftlich orientierte Universität bestimmt werden. Dies bestätigte auch der 2022 vorgelegte Abschlussbericht
zur Startbilanz 2018 der Treibhausgasemissionen.
Die strategischen Klimaschutz-Schwerpunkte der JGU liegen daher erstens in der Verringerung des Energieverbrauchs der Liegenschaft durch Energiemanagement (vgl. Buchstaben a) und b)):
- Fortführung und Ausweitung der bereits erfolgreich durchgeführten Maßnahmen des Energiemanagements in den Bereichen Heizung, Lüftung, Beleuchtung,
Betriebsführung,
- Ausbau des Energiemanagements auf Basis der inzwischen zusätzlich durch das Land bereitgestellten Stellen; bis Ende des ersten Quartals 2024 wird ein
Energiemanagementkonzept erstellt.werden,
- Digitalisierung des Energiecontrollings, das die gebäudescharfe Ermittlung von Energieverbräuchen und die Priorisierung weiterer kurz- und mittelfristiger Maßnahmen erlaubt,
- Energieeinsparungen durch Effizienzsteigerungen im Forschungsbereich,
- Prüfung und Ausbau von Photovoltaikanlagen, Wärmerückgewinnung, Geothermie, soweit dies in der Verantwortung der JGU liegt.

Zweitens sind der Abbau des Sanierungsstaus und die energetische Sanierung des Campus zentral für die Klimabilanz der JGU: 67 % der Gebäude sind älter als 40 Jahre, und ein energieoptimierter Neubau benötigt nur 30 bis 50 % der Heizenergie eines Altbaus mit vergleichbarer Nutzung. Eine bauliche Hochschulentwicklungsplanung für den Campus liegt mittlerweile vor als Grundlage für die Entwicklung eines Sanierungskonzepts. Dessen zeitlicher Realisierungshorizont und Finanzierung sowie eine stärkere Übernahme von Bauaufgaben durch die JGU und Verfahrensvereinfachungen werden derzeit zwischen FM und MWG erörtert.
Darüber hinaus versucht die JGU in ihrer Klimaschutzstrategie Einsparpotenzial an Treibhausgasemissionen auch bei Dienstreisen zu heben, so durch Anreize und Angebote zur Stärkung des Umweltverbundes auf Arbeitswegen und Dienstreisen, die Schaffung von Infrastruktur für digitale Meetings als Ersatz für Dienstreisen und zur Ermöglichung mobiler Arbeit sowie die schrittweise Umstellung der Fahrzeugflotte auf E-Mobilität.
Im Übrigen wird auf den Maßnahmenkataldoegs Klimaschutzkonzepts des Landes Rheinland-Pfalz, den Abschlussbericht zur Startbilanz 2018 und die darin enthaltenen Konzeptvorschläge zum Erreichen einer klimaneutralen Landesverwaltung bis 2030 sowie die Klimaschutz- und Suffizienzstrategie für die Landesliegenschaften verwiesen. Die strategische Schwerpunktsetzung sowie die an der JGU mit Unterstützung des MWG umgesetzten Maßnahmen stehen in Einklang mit den Diagnosen und Empfehlungen dieser Konzeptpapiere. Für die wesentliche Reduktion der Treibhausgasemissionen der JGU sind sowohl ein Bau- und Sanierungsprogramm als auch der Bezug von Grünstrom durch Power Purchase Agreements auf Landesebene von entscheidender Bedeutung."