1 Einleitung

Dieses Positionspapier stellt die Anforderungen der Rechnungshöfe des Bundes und der Länder an die Aktenführung sowie an bestehende und zukünftige Akten-Systeme basierend auf bisherigen Prüfungserkenntnissen dar. Es soll Behörden darin unterstützen, Mängel bei der Aktenführung und der Einführung sowie der Nutzung elektronischer Akten (E-Akten) zu vermeiden.

Die Ausführungen beziehen sich im Kern auf die Akten der allgemeinen öffentlichen Verwaltung. In einzelnen Verwaltungsbereichen können im Detail besondere Anforderungen an die Aktenführung bestehen. Das gilt zum Teil für die Inhalte (Aktenrelevanz), insbesondere aber für formelle Anforderungen an die Aktenführung. Inhaltliche Anforderungen können sich aus der Aktenart (z. B. Personalakten, Gerichtsakten¹) ergeben. Formell bedingt beispielsweise das Steuergeheimnis (§ 30 Abgabenordnung), dass Steuerakten besonders unter Verschluss zu halten oder sonst gegen unberechtigte Kenntnisnahme zu schützen sind. Besondere Anforderungen können sich auch daraus ergeben, dass aktenrelevante Vorgänge in Fachverfahren bearbeitet werden. Auf derartige Besonderheiten wird nicht näher eingegangen.

1 Diese sind vom Einsatz elektronischer Akten in den Gerichtsverwaltungen zu unterscheiden.