Die Landesregierung hat für das Entlastungsverfahren zu dem Beitrag folgende Stellungnahme abgegeben (Drucksache 17/15003 S. 11):

"Zu Ziffer 3.2 a) i.V.m. Ziffer 3.1 a):

Das Landesamt für Finanzen ist bestrebt, den Personaleinsatz zur Abrechnung von Reisekosten zu reduzieren und beabsichtigt, nicht mehr benötigtes Personal der Reisekostenstelle deutlich früher als bis Ende 2029 umzusetzen.

Seit der letzten Stellungnahme des Ministeriums der Finanzen vom 29. September 2020 konnte die Einsparung von weiteren vier Stellen durch bedarfsbezogene Umsetzungen sowie sonstige Abgänge realisiert werden. Weitere Einsparungen ergeben sich zeitnah durch geplante bzw. altersbedingte Abgänge in den kommenden Jahren. Darüber hinaus werden Umsetzungen im Rahmen der Personalbedarfsplanung und Personalentwicklung fortlaufend geprüft und bei entsprechenden Möglichkeiten zur weiteren Ausschöpfung von Einsparungspotentialen realisiert.

Zu Ziffer 3.2a) i.V.m. Ziffer 3.1 b):

Zur Ausarbeitung konzeptioneller Grundlagen steht das IPEMA®-Service-Center (ISC) mit dem Ministerium der Finanzen und dem Reisekostendezernat beim Landesamt für Finanzen in engem Kontakt. Die Eruierung externer Quellen zur Unterstützung bei der Konzepterstellung durch Fremd- oder Beraterleistung ist veranlasst. Ferner hat das ISC Kontakt mit dem Bundesland Hessen aufgenommen. Dort wird bereits ein SAP-basiertes Verfahren zur automatisierten Abrechnung von Reisekosten mit Risikomanagement eingesetzt. Mit den Kollegen aus Hessen ist ein gemeinsamer Termin zum Austausch von Erfahrungen und zur Erhebung von Best-Practice-Methoden vorgesehen. Aufgrund der COVID-19-Pandemie konnte dieser Austausch bisher nicht stattfinden. Ein telefonischer oder virtueller Termin scheidet hier aufgrund der Vertraulichkeit aus. Der persönliche Erfahrungsaustausch soll erfolgen, sobald die Pandemielage einen Termin zulässt. Die hieraus gesammelten Erkenntnisse werden in die geplante Konzeption eingebunden. Vorbehaltlich dieses Erfahrungsaustauschs und den Abhängigkeiten zu den Voraussetzungen und Planungen für die vollständig automatisierte Reisekostenabrechnung (siehe Erläuterungen zu Ziffer 3.2 a) i.V.m. Ziffer 3.1 d)) ist das Ziel, die Erstellung der Konzeption zum Risikomanagement mittelfristig abzuschließen.

Maßnahmen zur Sicherstellung der Prüffallquote von 5% wurden zwischenzeitlich eingeleitet. Hierzu ist zum Jahreswechsel eine organisatorische Anpassung im Reisekostendezernat vorgenommen worden. Das Risikomanagement obliegt nun dem Referat 15b des Landesamts für Finanzen als Prüfinstanz. Der Personaleinsatz hierfür umfasst 1,4 Vollzeitkräfte (VZK) und entspricht dem Personalbedarf, der vom Rechnungshof für die Abbildung des Risikomanagements festgestellt wurde. Im gleichen Zuge erfolgte zudem die geforderte Anpassung der Prüfkriterien, um den Prüfanteil qualitativ und quantitativ auf nunmehr 5 % zu erhöhen. Das regelmäßige Monitoring des Prüfanteils von mindestens 5 % ist durch eine monatliche Auswertung der Prüffallzahlen und Berichterstattung an die Hausleitung sichergestellt. Zur Standardisierung, besseren Nachvollziehbarkeit und Automation der Kennzahlermittlung ist vorgesehen, einen Auswertungsreport im IPEMA®-Verfahren zu entwickeln.

Zu Ziffer 3.2a) i.V.m. Ziffer3.1 c):

Zwischenzeitlich konnte die Qualität im Verfahren durch Re-Design-Projekte zu den Beantragungs- und Abrechnungsapplikationen für Reisen und durch regelmäßige Programmanpassungen deutlich verbessert werden. Insbesondere mit Blick auf die weitere Automation der Reisekostenabrechnung werden weitere Maßnahmen zur Validierung von Anwendereingaben geprüft und aktuell bereits umgesetzt.

In Bezug auf die im Jahresbericht genannten Optimierungspotentiale kann festgehalten werden, dass mit Blick auf Fahrgemeinschaften im Dienstreiseantrag die Erfassung von Mitfahrerinnen und Mitfahrern und Treffpunkten möglich ist. Ebenso ist anzugeben, mit welcher Person eine Fahrgemeinschaft gebildet wurde. Diese Information steht vom Antrag bis zur finalen Abrechnung zur Verfügung.

Die Einbindung eines integrierten Routenplaners zur Plausibilisierung der Wegstreckenangaben wird aktuell weiterhin geprüft und steht daher noch aus.

Zur Vermeidung von Eingabefehlern wurden diverse Anpassungen am Portal vorgenommen. Beispielhaft sei hier die Verprobung der Fahrzeugart mit den IPEMA®-Stammdaten genannt, mit der nun geprüft wird, ob tatsächlich eine Anerkennung oder Vereinbarung zur dienstlichen Mitbenutzung des privateigenen Kraftfahrzeugs i.S. d. LVO zu § 6LRKG vorliegt. Auch wurden erläuterungsbedürftige Eingaben mit Informationsfeldern versehen, die der Anwenderin bzw. dem Anwender zusätzliche Hinweise zur Erfassung und zu rechtlichen Abhängigkeiten geben. Darüber hinaus wurde die Verwendung von Felddynamiken ausgeweitet, welche der Anwenderin bzw. dem Anwender lediglich die Angaben zur Verfügung stellen, die im Kontext der Reise benötigt werden. So wird z. B. die Erfassung von Übernachtungsmöglichkeiten nur bei mehrtägigenDienstreisen aktiviert oder bei Reisen, die ab der Wohnung begonnen wurden, die notwendige Erfassung zur Vergleichswegstrecke ab der Dienststelle der bzw. des Reisenden gefordert.

Die weitere Vervollständigung der Portaleingaben und die Optimierung der Gestaltung der Datenerfassung zur Vermeidung von Fehleingaben ist ein stetiger Prozess der fachlichen und technischen Qualitätssicherung und ein zentraler Baustein zur Risikominimierung im Rahmen des Risikomanagements.

Die vollständige Automation ist bei allen Anforderungen und Anpassungen an die Applikationen von IPEMA®-Reise primäres Ziel. Der Entwicklungsprozess wurde von fachlicher und technischer Seite auf diese Zielsetzung abgestimmt und ausgerichtet, was sich in der Vielzahl umgesetzter Programmanpassungen und aktuell anstehender Arbeitsaufträge beim ISC widerspiegelt.

Zum Sachstand der vom Rechnungshof exemplarisch genannten Einbindung von Routenplanern in das Verfahren zur Validierung von Wegstreckendaten des Reisenden ist festzuhalten, dass Möglichkeiten hierzu weiterhin geprüft werden. Beispielsweise wurde Kontakt mit dem Landesamt für Vermessung und Geobasisinformation aufgenommen, um landesinterne Lösungsansätze zu ermitteln. Eine Rückmeldung steht hierzu jedoch noch aus. Ferner wäre die Einbindung gewerblicher Routenplaner, insbesondere mit Blick auf anfallende Kosten und datenschutzrechtliche Fragestellungen, zu prüfen.

Zu Ziffer 3.2a) i.V.m. Ziffer 3.1 d):

Das Ministerium der Finanzen prüft zurzeit die Schaffung und Ausgestaltung der rechtlichen Grundlagen zur möglichst vollständig automatisierten Reisekostenabrechnung.

Vorbereitend werden derzeit vom Landesamt für Finanzen technische Möglichkeiten zur vollständig automatisierten Abrechnung geprüft und gemäß den Ausführungen zu Ziffer 3.2 a) i.V.m. Ziffer 3.1 c) hierauf hingewirkt.

Zu Ziffer 3.2a) i.V.m. Ziffer3.1 e):

In der Konferenz der Zentralabteilungsleitungen am 26. November 2020 wurden die Mitglieder des Gremiums gebeten, für den jeweiligen Zuständigkeitsbereich zu prüfen, ob und in welchem Umfang IPEMA®-Reise zukünftig für die Beantragung und Genehmigung von Dienstreisen sowie für Trennungsgeldangelegenheiten verstärkt genutzt werden kann.

Zu Ziffer 3.2a) i.V.m. Ziffer 3.1 f):

Aus haushaltsrechtlicher Sicht stellt die Erklärung des sog. Bestätigers eine Teilbestätigung zur sachlichen Richtigkeit dar und ist damit eine verbindliche Grundlage für die Entscheidung des Landesamtes für Finanzen über die sachliche Richtigkeit. Die Landesregierungwird die Beteiligten darauf hinweisen, dass die Rolle des Bestätigers daher nur von entsprechend qualifizierten und autorisierten Personen wahrgenommen werden kann. Im Hinblick auf die künftige Optimierung der Arbeitsabläufe wird das Merkblatt des Landesamtes für Finanzen eine Überarbeitung erfahren.

Zu Ziffer 3.2 b):

Unter Berücksichtigung der unter Ziffer 3.2 a) i.V.m. Ziffer 3.1 a) erläuterten Entwicklung des Personalstands wird weiterhin das Ziel verfolgt, das in den Reisekostenstellen eingesetzte Personal sozialverträglich abzubauen und die verbleibenden Aufgaben sukzessive an einem Standort in Koblenz zu bündeln. Bereits für das Haushaltsjahr 2021 wurden daher fünf Stellen mit dem Hinweis "Digitalisierung der Reisekosten" eingespart. Da weitere Abgänge zeitnah erfolgen werden, kann das Ziel der Einsparung von weiteren Stellen bereits mittelfristig erreicht werden. Die Aufgabe der Räumlichkeiten an den Standorten Birkenfeld und Pirmasens ist bei einer weiter zu erwartenden Reduzierung der Personalstärke unter Einrichtung von Telearbeitsplätzen vorgesehen; das Zwischenziel der Einsparung von Teilkapazitäten wurde hierbei bereits erreicht. Die Zusammenführung der Reisekostenstellen an einen Standort wird noch Zeit in Anspruch nehmen.

Zu Ziffer 3.2 c):

Es wird an der Auffassung festgehalten, dass die rheinland-pfälzischen gesetzlichen Regelungen hinreichend klar und konkret bestimmt sind.

Vor dem Hintergrund, dass die unterschiedlichen reisekostenrechtlichen Regelungen des Bundes und anderer Länder nicht im Einklang mit dem rheinland-pfälzischen Recht stehen und die vom Rechnungshof geforderte Auswertung – auch im Hinblick auf den hierfür zu betreibenden enormen Aufwand – in keinem Verhältnis zu einem erkennbaren Nutzen steht, wird eine grundlegende Auswertung sämtlicher Verwaltungsvorschriften des Bundes und der Länder für nicht zielführend erachtet. Sofern darüber hinaus Bedarf zur Überprüfung einzelner reisekostenrechtlicher Aspekte besteht, wird es für ausreichend angesehen, sich mit dem Bund und anderen Ländern z.B. im Rahmen von Bund-Länder-Umfragen auszutauschen."

Der Rechnungshof nimmt bei Bedarf zum Bericht der Landesregierung Stellung.

Zu Ziffer 3.2 c:

Zur Stellungnahme der Landesregierung zur Forderung, die Verwaltungsvorschriften des Bundes und der meisten Flächenländer zur Konkretisierung des jeweiligen Reisekostengesetzes im Hinblick auf ihre Eignung zur Übernahme in rheinland-pfälzisches Recht auszuwerten, merkt der Rechnungshof an:

Konkretisierende Hinweise zum Landesreisekostengesetz gewähr­leisten eine einheitliche und wirtschaftliche Verwaltungs- und Abrechnungspraxis. Die konkretisierenden Verwaltungsvorschriften vom Bund und fast allen Flächenländern wurden insbesondere erlassen, um die wirtschaftliche Durchführung von Dienstreisen sicherzustellen.

Der Haushalts- und Finanzausschuss hat auf der Grundlage des Vor­schlags der Rechnungsprüfungskommission dem Landtag folgenden Beschluss empfohlen (Drucksache 18/1075 S. 6):

"Es wird zustimmend zur Kenntnis genommen, dass

a) das Landesamt für Finanzen bestrebt ist, den Personaleinsatz für die Abrechnung von Reisekosten früher als bis Ende 2029 zu reduzieren,

b) die Schaffung der rechtlichen und technischen Voraussetzungen für eine vollständig automatisierte Reisekostenabrechnung geprüft werden,

c) die Aufgaben der Reisekostenstelle des Landesamts für Finanzen am Standort Koblenz gebündelt werden,

d) durch regelmäßige Programmanpassungen und „Re-Design-Projekte“ die Qualität der Angaben im IPEMA®-Reisekostenportal verbessert wurde und weitere Maßnahmen zur Validierung von Anwendereingaben geprüft und umgesetzt werden,

e) angemessene konzeptionelle Grundlagen für das Risikomanagement erarbeitet werden und ein Prüfanteil von mindestens 5 Prozent der Fälle sichergestellt wird,

f) darauf hingewirkt wird, das IPEMA®-Reisekostenportal künftig verstärkt auch für die Beantragung und Genehmigung von Dienstreisen zu nutzen,

g) die Übereinstimmung des Verfahrens der „sachlich richtig“-Zeichnung der Reisekostenabrechnungen mit den haushaltsrechtlichen Anforderungen sichergestellt wird,

h) die Landesregierung beabsichtigt, sich mit dem Bund und anderen Ländern auszutauschen, sofern Bedarf zur Überprüfung reisekostenrechtlicher Aspekte besteht.

Die Landesregierung wird aufgefordert, über das Ergebnis der Ausarbeitung angemessener konzeptioneller Grundlagen für das Risikomanagement zu berichten."

Der Landtag hat diesen Beschluss im September 2021 gefasst.

Die Landesregierung hat dem Landtag wie folgt berichtet (Drucksache 18/2128 S. 7):

"Die Ausarbeitung angemessener konzeptioneller Anforderungen und Richtlinien zum Risikomanagement im beleglosen Abrechnungsverfahren von Reisekosten und Trennungsgeldern über das IPEMA®-Portal dauert an.

Zur Identifikation konkreter Risiken im laufenden Geschäftsbetrieb unterzieht die Reisekostenstelle ihre Geschäftsprozesse und -vorfälle einer Risikoanalyse. Ziel der Risikoanalyse ist, eine Übersicht über die wahrscheinlichen Risiken von Reisekosten- und Trennungsgeldsachverhalten in einem zentralen Arbeitskatalog zusammenzutragen, der als Grundlage für eine weitere konzeptionelle und konkrete Ausarbeitung von Lösungsansätzen zur Risikominimierung dienen soll. Zum Aufbau des Arbeitskataloges werden aktuell die Geschäftsvorfälle der Reisekostenstelle zusammengetragen und zur Risikoquantifizierung Eintrittswahrscheinlichkeiten und Folgen sowie passende Maßnahmen zur Begegnung identifizierter Risiken bewertet.

Vorbereitend zu einer vollständigen automatischen Fallabrechnung (Dunkelverarbeitung) finden bereits heute Entwicklungen zur Umsetzung einer Grundstruktur für eine dynamische und strukturell gegliederte Fallprüfung mit Risikobewertung im Bestätigungsworkflow statt. Diese beinhalten unter anderem auch die Eruierung von Möglichkeiten und Potentialen, die einfache und effiziente mathematische Algorithmen zur Fallerkennung und Klassifikation bieten (z. B. die Verwendung einer Klassifikation über die Findung nächster Nachbarfälle über den kNN-Algorithmus).

Weiterhin steht das IPEMA®-Service-Center (ISC) mit dem Ministerium der Finanzen und der Reisekostenstelle des Landesamts für Finanzen (LfF) bei der Ausarbeitung der o. g. Grundlagen in einem engen Austausch. Landesübergreifende Gespräche zu vergleichbaren konzeptionellen Ansätzen wie z. B. mit Kolleginnen und Kollegen aus dem Bundesland Hessen sind ebenfalls weiterhin vorgesehen, um über diesen Erfahrungsaustausch weitere Best-Practice-Methoden zu sammeln und in die Konzeption einfließen zu lassen.

Vorbehaltlich des Erfahrungsaustausches und in Bezug auf die bisher eingeleiteten Maßnahmen ist das Ziel, die Erstellung der Konzeption zum Risikomanagement im Laufe des Jahres 2022 abschließen zu können.

Die Maßnahmen zur Sicherstellung einer stetigen Prüffallquote von 5 % im bestehenden Verfahren zum Risikomanagement der Reisekostenstelle wurden zum Jahresanfang 2021 etabliert. Das regelmäßige Monitoring erfolgt seitdem regelmäßig über monatliche Auswertungen und eine Berichterstattung an die Hausleitung des LfF.

Die Landesregierung wird nach Erstellung des Konzepts entsprechend berichten."

Der Haushalts- und Finanzausschuss hat auf der Grundlage des Vor­schlags der Rechnungsprüfungskommission dem Landtag empfohlen, die Landesregierung aufzufordern, "über die Erstellung der Konzeption zum Risikomanagement bei der Abrechnung von Reisekosten und Trennungsgeld" möglichst bald zu berichten (Drucksache 18/4302 S. 20).

Der Landtag hat diesen Beschluss im November 2022 gefasst.

Die Landesregierung hat dem Landtag wie folgt berichtet (Drucksache 18/5310 S. 29)

"Die Ausarbeitung angemessener konzeptioneller Anforderungen und Richtlinien zum Risikomanagement im beleglosen Abrechnungsverfahren von Reisekosten und Trennungsgeld über das IPEMA®-Portal dauert an. Es liegen bislang keine neuen Ergebnisse vor."

Der Haushalts- und Finanzausschuss hat auf der Grundlage des Vor­schlags der Rechnungsprüfungskommission dem Landtag empfohlen, die Angelegenheit im Rahmen des Entlastungsverfahrens für erledigt zu erklären (Drucksache 18/7526 S. 21).

Der Landtag hat diesen Beschluss im November 2023 gefasst.