Jahresbericht 2023 - Nr. 6 Organisation und Personalbedarf des Landesbetriebs Liegenschafts- und Baubetreuung
- wirtschaftliche und zügige Durchführung von Baumaßnahmen sowie bedarfsgerechte Instandhaltung nicht sichergestellt -
Beim Landesbetrieb Liegenschafts- und Baubetreuung waren Anfang 2022 insgesamt 255 Stellen vakant. Bis Ende 2026 scheiden Bedienstete mit einem Beschäftigungsumfang von 220 Vollzeitkräften (VZK) allein durch Erreichen der Regelaltersgrenze aus. Dies hat erheblichen Einfluss auf die ordnungsgemäße Aufgabenerledigung.
Die Niederlassungen des Landesbetriebs führten Bauvorhaben im Rahmen einer sogenannten Matrixorganisation durch. Eine wirtschaftliche und zügige Durchführung der Bauprojekte war mit dieser Organisationsform nicht möglich. So fehlte bei den Führungskräften die für eine effiziente Aufgabenerledigung erforderliche Bündelung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung. Allein durch die Umstellung auf eine auf die Anforderungen des Landesbetriebs abgestimmte Linienorganisation entstehen Arbeitszeitreserven von mindestens 91 VZK.
Die Vergabe von Leistungen an freiberuflich Tätige wie Architekten, Ingenieure und Sonderfachleute sowie die Überwachung dieser Leistungen durch den Landesbetrieb wies erhebliche Mängel auf. Die Überwachung ging deutlich über das rechtlich und wirtschaftlich gebotene Maß hinaus. Allein durch die Optimierung der Überwachung entstehen Einsparpotenziale von mindestens 156 VZK.
Ein umfassendes und strukturiertes Instandhaltungsmanagement war nicht eingerichtet. So war der Gebäudebestand weder einheitlich noch vollständig erfasst. Erforderliche Maßnahmen zur Bauunterhaltung waren nicht vollständig ermittelt und priorisiert. Damit fehlten grundlegende Voraussetzungen für eine langjährige wirtschaftliche Nutzung und den Erhalt des Immobilienvermögens des Landes.
Die Nachteile der Matrixorganisation wirkten sich auch auf die Bearbeitung von Instandhaltungsmaßnahmen und kleineren Baumaßnahmen aus. Die vorgesehene selbstständige und zügige Bearbeitung von Instandhaltungs- und Baumaßnahmen bis 1 Mio. € in Eigenerledigung war nicht gewährleistet. Bei Einrichtung einer Linienorganisation und einer Umsetzung des Personals entstehen Einsparpotenziale von mindestens 14 VZK.
Die starke Zergliederung der Aufgaben der Zentrale in 13 Organisationseinheiten entsprach nicht den Anforderungen an eine wirtschaftliche und zweckmäßige Organisation. Der Geschäftsleitung war es dadurch nur eingeschränkt möglich, den breit gefächerten Verantwortungsbereich vollständig zu überblicken und die Leitungsfunktion sachgerecht wahrzunehmen. Zudem war eine dauerhafte Steuerung und Koordinierung der Arbeitsprozesse zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit nicht angemessen sichergestellt.
Zusätzliche Personaleinsparungen von insgesamt 74 VZK sind in weiteren Bereichen möglich, wenn Optimierungspotenziale genutzt und angemessene Leistungsanforderungen zugrunde gelegt werden.
Bei Umsetzung der Optimierungsmöglichkeiten entsteht ein Einsparpotenzial von bis zu 335,5 VZK. Dies entspricht Personalkosten von jährlich bis zu 38,2 Mio. €. Die Einsparpotenziale können für die Bearbeitung zusätzlicher Aufgaben und zur Verminderung der Zahl der Vakanzen genutzt werden, sofern ein Konzept hierzu entwickelt wird.