Jahresbericht 2023 - Nr. 13 Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz
- Fehler bei der Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung von Bauunterhaltungsarbeiten -
Bei der Vergabe von Rahmenvereinbarungen für Bauunterhaltungsarbeiten wählte die Universitätsmedizin seit 2003 vielfach die falsche Verfahrensart. Teilweise schrieb sie Leistungen beschränkt statt öffentlich und national statt europaweit aus.
2020 verwendete sie ungeeignete Vergabeunterlagen, nutzte ein fehlerhaftes Angebotswertungssystem und bezuschlagte Angebote, die auszuschließen waren. Sie hob Ausschreibungen nach Zuschlagserteilung auf. Eine Beratungsfirma, die sie bei der Ausschreibung unterstützte, beauftragte sie vergaberechtswidrig. Die mangelhafte Leistung dieser Firma hatte keine Konsequenzen.
Aufgrund der fehlerbehafteten Vergabeverfahren wurden seit 2003 weitgehend dieselben Firmen beauftragt.
Die Vergabe von Einzelaufträgen aus den Rahmenvereinbarungen erfolgte regelmäßig ohne vorherige Festlegung des Leistungsumfangs und ohne Kostenschätzung. In vielen Fällen kam es zu nachträglichen Auftragserweiterungen. Bis zur Abrechnung erhöhten sich die Kosten durchschnittlich um knapp 400 %. Über Rahmenverträge wurden Einzelaufträge erteilt, die wegen der Auftragshöhe separat auszuschreiben gewesen wären.
Rechnungen bezahlte die Universitätsmedizin regelmäßig ungeprüft. Rechnungsbegründende Unterlagen fehlten. Eine Nachprüfung von acht Einzelbelegen ergab, dass die Rechnungen zwischen 12 % und 42 % überzahlt waren.
Eine Ausschreibungs-, Vergabe- und Abrechnungssoftware, um effizient Kostenschätzungen und Leistungsverzeichnisse aufzustellen sowie Abrechnungen zu prüfen, fehlte.