Jahresbericht 2022 - Nr. 18 Verwaltung der Drittmittel an der Johannes Gutenberg-Universität Mainz
- Drittmittelverfahren optimieren, Kosten konsequent verrechnen -
Die Universität meldete 2018 Drittmittel von 84,7 Mio. € zur Hochschulstatistik. Davon waren 4,4 Mio. € nicht als Drittmittel im Sinne der Hochschulstatistik zu klassifizieren.
Das Drittmittelanzeigeverfahren war risikobehaftet. Es stellte nicht sicher, dass vor der Begründung von Rechtsverpflichtungen alle notwendigen Prüfungen durchgeführt und deren Ergebnisse dokumentiert worden waren.
Eine angemessene Vollkostenkalkulation war lediglich in rund einem Drittel der geprüften wirtschaftlichen Projekte belegt. Geeignete Nachkalkulationen fehlten.
Die von der Universität berücksichtigten Stundensätze für das beamtete Personal lagen teilweise rund ein Drittel unter den Personalkostenverrechnungssätzen des Landesamts für Finanzen.
Die Kostenverrechnung war unvollständig. Für wirtschaftliche Projekte erhob die Universität von 2016 bis 2019 Gemeinkosten von insgesamt 1,5 Mio. €. Wären die Gemeinkosten konsequenter verrechnet worden, hätte dieser Betrag mindestens verdoppelt werden können.
Die Aussagekraft des Projektcontrollings war erheblich eingeschränkt, weil finanzielle Verpflichtungen durch Personaleinstellungen nicht als Festlegung im Buchhaltungssystem abgebildet wurden. Für die Budgetüberwachung wurden deshalb dezentral Nebenbuchhaltungen geführt.