Jahresbericht 2021 - Nr. 7 IPEMA®-Reisekostenportal
- erhebliche Personaleinsparungen durch elektronische Bearbeitung möglich -
Durch die landesweit eingeführte elektronische Reisekostenabrechnung im IPEMA®-Reisekostenportal hat sich der Personalbedarf der Reisekostenstelle des Landesamts für Finanzen deutlich verringert. Von 38 besetzten Stellen sind mindestens 15 Stellen entbehrlich. Durch einen entsprechenden Stellenabbau können die Personalkosten um mehr als 1 Mio. € jährlich verringert werden.
Werden Reisekosten künftig vollständig automatisiert abgerechnet, kann der Personaleinsatz weiter verringert werden.
Die Reisekostenstelle erledigte ihre Aufgaben an drei Standorten. Dies war nicht erforderlich und nicht wirtschaftlich.
Die konzeptionellen Grundlagen des Risikomanagements entsprachen nicht den Anforderungen an ein strukturiertes, auf anerkannten Methoden basierendes Kontrollsystem. Dies birgt Risiken, z. B. durch Missbrauch, da das elektronische Verfahren auf ein Vieraugenprinzip und die Vorlage von Belegen grundsätzlich verzichtet. Die vom Landesamt vorgegebene Mindestprüfquote von 5 % aller Reisekostenabrechnungen wurde deutlich unterschritten.
Das IPEMA®-Reisekostenportal sah noch nicht alle für eine Entscheidung über die wirtschaftliche Durchführung der Dienstreisen erforderlichen Angaben vor. Die Erfassung der Reisedaten war nicht immer so gestaltet, dass Fehleingaben vermieden werden konnten.
Das Ministerium der Finanzen hatte noch nicht abschließend geprüft, ob das Verfahren zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit der Reisekostenabrechnungen den haushaltsrechtlichen Anforderungen genügt.