Jahresbericht 2021 - Nr. 10 Einführung der E-Akte in der Landesverwaltung
- weitere Optimierung erforderlich -
Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen für die Einführung der E-Akte bei der Staatskanzlei und den Ministerien (Projekt DIALOG I) sowie in der übrigen Landesverwaltung (Projekt DIALOG II) wiesen Mängel auf. Sie berücksichtigten nicht alle relevanten Kosten und waren für eine projektbegleitende Kostenkontrolle nicht geeignet.
Für die Gesamtprojektleitung war die Beurteilung, ob die Leistungen externer Berater erforderlich und angemessen waren, nicht immer möglich. Häufig unterblieben wirksame Kontrollen, ob die Leistungen erbracht worden waren.
Die Anwenderschulungen waren nur teilweise bedarfsgerecht und praxisorientiert. Die Schulung durch externes Personal verursachte im Vergleich zum Einsatz von Landesbediensteten Mehrkosten von bis zu 280.000 €.
Durch die Einführung der E-Akte können in den Registraturen, den Post- und Scanstellen sowie beim Botendienst der Staatskanzlei und den Ministerien 37 besetzte Stellen abgebaut werden. Eine optimierte Vorgangsbearbeitung führt zu einem weiteren Einsparpotenzial von 32 besetzten Stellen. Insgesamt können dadurch Personalkosten von 5,4 Mio. € jährlich vermieden werden.
Bei der elektronischen Erfassung von Papierdokumenten - dem ersetzenden Scannen - traten noch Mängel auf. Erforderliche Schutzbedarfsanalysen und Verfahrensdokumentationen fehlten teilweise. In einigen Fällen waren gebotene Sicherheitsvorkehrungen nicht im erforderlichen Umfang getroffen, um Manipulationen am Scansystem oder am Scanprodukt zu vermeiden. Stichprobenhafte Qualitätskontrollen der Scanprodukte wurden nicht immer durchgeführt.
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung wurden im elektronischen Verfahren nicht immer eingehalten. Insbesondere wurden aktenrelevante Dokumente nicht unverzüglich, in Einzelfällen gar nicht zu den Akten genommen. Mit- und Schlusszeichnungen sowie Verfügungen erfolgten außerhalb der E-Akte.
Die Einführung der E-Akte in 196 nachgeordneten Behörden mit 20.500 Arbeitsplätzen und mit geschätzten Kosten von 103 Mio. € birgt erhebliche Projektrisiken. Diesen war nicht angemessen Rechnung getragen. Insbesondere fehlten noch verbindliche Vorgaben zur zeitlichen, inhaltlichen und finanziellen Ausgestaltung des Projekts sowie zur Projektorganisation.