Jahresbericht 2015 - Nr. 20 Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen in der Landesverwaltung
- hohe Kostenrisiken für die Einführung der elektronischen Akte -
Die 2007 erstellte Wirtschaftlichkeitsuntersuchung für die Einführung des Dokumentenmanagementsystems DOKMA berücksichtigte wesentliche Kosten für das zuvor durchgeführte Pilotprojekt und den Personaleinsatz nicht. Projektbegleitende und abschließende Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen unterblieben.
Mit der Einführung von DOKMA angestrebte Verbesserungen und Einsparungen waren nur teilweise erreicht. Wichtige Geschäftsprozesse waren nicht hinreichend unterstützt. Eine ordnungsgemäße Aktenführung war nicht immer gewährleistet. Die Übertragung elektronischer Akten in ein anderes Ministerium verursachte erheblichen Aufwand.
Nach den im Wesentlichen übereinstimmenden Feststellungen mehrerer Rechnungshöfe ist es bislang nicht gelungen, in den geprüften Landesverwaltungen elektronische Akten in größerem Umfang erfolgreich einzuführen und wirtschaftlich zu nutzen. Den Kosten für die Einführung stand häufig kein angemessener Nutzen gegenüber.